Entradas

¿Cómo facturar electrónicamente a la Administración Pública?

/en /por

Desde enero de 2015 existe en España la obligatoriedad de facturar de forma electrónica a la Administración Pública. Si eres proveedor de las AA.PP. tienes la obligación de expedir facturas electrónicas en cada una de las relaciones contractuales que mantengas.

¿Cómo tienen que ser las facturas electrónicas para la Administración Pública?

Según el portal del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, las facturas electrónicas tienen que cumplir con tres requisitos:

  • Estar escritas en lenguaje informático (Facturae 3.2 o Facturae 3.2.1.)
  • Estar firmadas electrónicamente.
  • Indicar el destinatario de la factura electrónica.

El tratamiento de una factura requiere que esta esté firmada electrónicamente, con lo que es necesario un certificado electrónico reconocido.

¿Cómo indico el destino de la factura dentro de la Administración Pública?

Dentro de la factura, se deberá especificar:

  • Oficina contable.
  • Órgano gestor.
  • Unidad tramitadora.

¿Cómo envío la factura electrónica a la Administración Pública?

Las Facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. se envían a través de los puntos generales de entrada. Es como una ventanilla electrónica por donde entran todas las facturas dirigidas a la Administración, ya sea local, autonómica o del Estado.

El envío de la factura al PGE provoca automáticamente su registro electrónico administrativo.

El Punto General de Entrada de la Administración Pública es FACe, en donde el usuario puede enviar facturas a la Administración General del Estado, consultar el estado de estas y el directorio de unidades para conocer el código de identificación del destinatario, entre otros.

Una vez enviada la factura, el emisor debe conservar la copia durante el plazo establecido por la ley.

La conservación de la factura debe garantizar (ante posibles inspecciones con autoridades tributarias) los siguientes requisitos:

  • Legibilidad: para que pueda ser leída sin problemas por una persona.
  • Autenticidad:  para certificar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de servicios facturados, y la del emisor de la misma, en caso de no ser el mismo.
  • Integridad del contenido: garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.

La firma electrónica en la factura permite cumplir en gran parte los requerimientos de integridad y autenticidad de las facturas.

Las Soluciones de gestión de Notificaciones Electrónicas y Factura-e de ZeroComa, en el Smart Work DAYS de Kyocera

/en /por
  • ZeroComa ha estado presente en el evento virtual Smart Work DAYS sobre la adopción de tecnologías habilitadoras para impulsar la transformación digital de las empresas a través de procesos automáticos y ágiles.
  • Las soluciones presentadas por ZeroComa en Smart Work DAYS, Gestión Automática de Notificaciones Electrónicas recibidas de las Administraciones Públicas y la Facturación Electrónica, son consideradas de máximo interés para las empresas.

ZeroComa ha participado como partner de confianza en el evento virtual Smart Work DAYS de Kyocera sobre la adopción de tecnologías que agilizan el proceso de transformación digital de las empresas en el actual entorno en el que se encuentran, para hablar de dos de sus soluciones estrella: la gestión automática de Notificaciones Electrónicas (EdasNotificaciones) y la Factura Electrónica (EdasFacturas).

El evento, que se ha desarrollado durante dos días consecutivos de forma online, ha contado con numerosos profesionales del sector tecnológico que han hablado acerca del nuevo entorno de trabajo y del rumbo digital al que se dirige el mercado, cada vez más competitivo.

Como empresa destacada y referente en el sector tecnológico, ZeroComa ha participado a través de dos de sus expertos, que han centrado sus ponencias en el cumplimiento normativo y la transformación digital que se deriva de las mencionadas soluciones y que se traduce en la obtención de mejoras en la agilidad de los procesos y ahorro de tiempo y dinero para las organizaciones.

NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS

Una de las soluciones que ZeroComa ha presentado como partner tecnológico de Kyocera Document Solutions es la herramienta de gestión automática de notificaciones electrónicas; EdasNotificaciones. Para ello el evento ha contado con la participación de su Director Comercial, Álvaro Allende, quien ha descrito la solución y sus ventajas de cara a la gestión y distribución automática de las notificaciones entre los distintos departamentos, según la naturaleza de las mismas.

El principal motivo de la existencia de dicha solución parte del hecho de que hoy en día existen más de 25.000 organismos públicos que notifican telemáticamente y que una empresa “sin un sistema que gestione de forma unificada la revisión, descarga y distribución” de las notificaciones electrónicas puestas a disposición por los diferentes organismos, “se expone a no ver alguna notificación, lo que podría derivar en un serio problema”.

La gestión de notificaciones, “un problema transversal a toda empresa que, con la herramienta adecuada, se torna en una ventaja competitiva”.

Álvaro Allende, Director Comercial de ZeroComa, durante su presentación en el Smart Work Days de Kyocera.

“Este es un problema transversal a toda la empresa. Con la herramienta adecuada se puede lograr una ventaja competitiva al automatizar muchos controles y acciones relacionadas con las notificaciones», subrayaba Álvaro Allende en su presentación.

Con respecto a la problemática actual en la gestión de las notificaciones, ha afirmado que desde su puesto de trabajo y con los más de 15 años de experiencia de ZeroComa, cada vez hay más empresas que apuestan por la eliminación del papel y por la automatización y unificación en un único sistema para el control, descarga y gestión de las notificaciones electrónicas. En este sentido, ZeroComa ha sabido responder a las necesidades de las empresas al proporcionar una solución capaz de distribuir las notificaciones electrónicas de forma selectiva entre los distintos departamentos afectados para una tramitación controlada, con auditorías de proceso, y ágil de las notificaciones según su naturaleza, sus plazos y requerimientos; “es la forma de transformar en eficiencia y ventaja la exigencia de la Administración”.

FACTURA ELECTRÓNICA

Con respecto a la Factura Electrónica, el director de Desarrollo de Negocio de ZeroComa, Alejandro Allende, ha apuntado en su presentación a su pronta implantación en España de forma obligatoria con la “Ley Crea y Crece” que se encuentra en fase de aprobación, y ha instado a las empresas a reaccionar con celeridad ante este nuevo marco normativo implementando soluciones homologadas por la AEAT.

Así ha hecho referencia a la Solución de Factura Electrónica de ZeroComa; EdasFacturas, para un correcto cumplimiento por parte de las empresas de cara a sus relaciones comerciales con sus proveedores y clientes; “hacemos intercambio de facturas en varios formatos y las firmamos para garantizar la integridad del documento y su legalidad”.

“En ZeroComa garantizamos la integridad de la factura electrónica”.

Alejandro Allende, Director Desarrollo de Negocio, en el Smart Work Days de Kyocera

Asimismo, ha apuntado a los procesos automáticos de EdasFacturas que permiten el acortamiento de los periodos de cobro, de acuerdo con la Ley, y del control de los pagos y cobros gracias a la constatación de datos tan relevantes como la fecha de entrega de la factura, entre otros. De este modo, no solo se protege a los negocios, sino que también se combate la morosidad.

ZeroComa entrega con su software de Factura Electrónica cerca del 20 % del total de facturas que recibe la Administración Pública española y se encuentra integrada con la mayoría de las plataformas públicas, lo que garantiza una cobertura superior al 98% de la Administración.

Principales beneficios para tu negocio ¡sólo por facturar electrónicamente!

/en /por

Si tu negocio sigue operando con facturas en papel, está obsoleto. Existen varios tipos de facturas, pero la de papel en concreto, presenta grandes inconvenientes en su manejo y conservación, sobre todo de cara a tenerla durante al menos 5 años por motivos fiscales, aunque puede llegar a 50 años en otros casos.

Disponer de facturas en papel no solo obliga a consagrar un espacio físico para almacenarlas, también genera elevados gastos en gestión, archivadores o carpetas, así como en recursos humanos, pues se vuelven menos productivos al tener que invertir gran parte de su tiempo en la búsqueda de facturas. Todos estos inconvenientes se suman a la vulnerabilidad del archivo físico, su degradación y posible pérdida.

Otras alternativas a la factura en papel, como puede ser la electrónica, tampoco necesariamente ayudan a reducir los problemas de una compañía y a aumentar su productividad, ya que facturas en ficheros ofimáticos o PDF, entre otros, conllevan tareas y procesos para su archivo, tratamiento, conservación, consulta y recuperación.

Para resolver esta ecuación, es necesario disponer de una aplicación adecuada para el manejo de las facturas electrónicas, capaz de automatizar los procesos de gestión y que permita la búsqueda inmediata de la factura y de su contenido por cualquier miembro autorizado de la empresa.

Disponer de un software como EdasFacturas permite también el envío de facturas en distintos formatos como el Facturae exigido por la Administración Pública, así como la exportación a Excel para la realización de potentes análisis de gestión.

La digitalización es un paso necesario para llegar a la automatización, que revierte directamente en la empresa ayudando a las compañías en la mejora de su productividad.

EdasFacturas adaptada para recibir Facturae

/en /por

ZeroComa adapta EdasFacturas para la recepción por parte de las AAPP de facturas electrónicas a través de FACe integrándose con los sistemas de gestión y aportando, como función adicional la digitalización certificada de las posibles facturas recibidas.

ZeroComa ha adaptado EdasFacturas para que cualquier organismo pueda recibir facturas electrónicas en formato Facturae 3.2 a través de FACe gestionando la comunicación entre el ERP de la entidad y FACe.

Con esta solución se automatiza la incorporación de las facturas electrónicas que llegan a través de FACe al registro contable de los diferentes organismos públicos. Así mismo dicha solución permite informar posteriormente, al punto de entrada FACe, del código de registro contable (asiento registral) y de los cambios de estado de la factura para el puntual conocimiento del emisor de la factura.

Mención especial requiere la funcionalidad de digitalización certificada que incorpora EdasFacturas, que permitirá, a la entidad pública, escanear las facturas recibidas en papel para convertirlas en digitales y facilitar su conservación y gestión, sobre todo a los organismos adheridos a la excepción de permitir a sus proveedores el envío en papel de las facturas de < de 5.000€.

Esta funcionalidad supone el complemento perfecto para que el 100% de las facturas recibidas por las AAPP sean conservadas en formato digital y con valor legal, maximizando los ahorros asociados a la gestión digital de facturas.
La Solución ZeroComa para la recepción de facturas se integra perfectamente con los procesos ya existentes en cada organización y se centra en dar solución a aquellos aspectos no resueltos por los sistemas de gestión ya existentes, abaratando y simplificando los procesos de implantación.

Facturae obligatoria en La Rioja y la C.Valenciana

/en /por

Ya es obligatorio emitir factura electrónica al sector público en La Rioja y la Comunidad Valenciana.

La Rioja y la Comunidad Valenciana se han convertido el pasado 1 de julio de 2014 en las primeras Comunidades Autónomas de España que implantan la facturación electrónica obligatoria en las relaciones con la administración.
La consejera de Administración Pública, Concepción Arruga, ha manifestado que «se ha dado un vuelco a la administración, un cambio espectacular que ha obligado a una gestión diferente de todos los procesos y a reordenar mejor el personal para ahorrar tiempo de trabajo».

La consejera ha recordado también que próximamente el Parlamento riojano dará luz verde a la nueva Ley de Administración Electrónica y Simplificación Administrativa, que introduce una serie de medidas para regular el impulso y desarrollo de los servicios electrónicos en la relación de la Administración con los ciudadanos.
Por su parte la Generalitat Valenciana ha comenzado la implantación del formato de facturación electrónica obligatoria para todos los proveedores de la Generalitat, por lo que a partir de este momento deberán utilizar la plataforma Ge-Factura para remitir a la Generalitat sus facturas.

De esta forma La Rioja y la Comunidad Valenciana se situan a la cabeza, adelantándose en el proceso hacia el cumplimiento de la normativa estatal, por la que el Estado ha fijado para el próximo 15 de enero de 2015, la implantación de la obligatoriedad de que sus proveedores le remitan facturación electrónica Facturae.

Nuevo servicio de facturación electrónica a terceros

/en /por

A través de este servicio, ZeroComa dará la posibilidad de facturar electrónicamente con formato Facturae, a aquellos obligados tributarios que no dispongan de ninguna herramienta de facturación electrónica.

Con este nuevo servicio, ZeroComa aparece ya en todos los listados publicados en el portal de la AEAT que hacen referencia a la Facturación Electrónica y la Digitalización Certificada: