La transformación digital está presente en cada ámbito de nuestras vidas, por lo que afecta a empresas y administraciones públicas. La legislación va cambiando y guía a los organismos públicos hacia un nuevo entorno digital, eliminando el papel y forzando al sector empresarial a subirse al tren de la tecnología y la automatización de procesos. De esta forma, vemos cómo algunas novedades, como la facturación electrónica o el IVA online, han venido para quedarse. Aunque en esta ocasión el tema que queremos abordar es el de las notificaciones electrónicas ya que son el estándar a través del cual la Administración Pública se comunica con las empresas.
¿Qué son las notificaciones electrónicas y que tienen que ver con mi empresa?
Los organismos públicos ya no utilizan el papel, sino que cada vez que tienen que comunicarse con una empresa lo hacen por vía telemática. Precisamente, las notificaciones electrónicas son la forma en que las diferentes administraciones se comunican con las compañías. Por lo tanto, las notificaciones electrónicas afectan ya de lleno a tu empresa, que está recibiendo comunicaciones de este tipo, suponiendo un nuevo problema a resolver en tu organización ya que su gestión de forma manual implica un gran esfuerzo extra para quienes se ocupan de ello, pues es una nueva tarea que se añade a todas las que ya hacían.
Una notificación electrónica puede contener tan solo información, pero también puede avisar de una multa que le pusieron a un vehículo de empresa asignado a un comercial o detallar que el plazo para llevar a cabo un procedimiento inexcusable para tu compañía está a punto de expirar.
Cambio de paradigma en las notificaciones: recepción, formato y plazos
Las notificaciones electrónicas han supuesto un cambio radical en la forma en que las administraciones públicas se comunican con las empresas:
| ANTES | AHORA |
| Notificaciones en papel
La Administración Pública enviaba las notificaciones por correo postal certificado ya que eran de papel. |
Notificaciones electrónicas
La Administración Pública lanza sus notificaciones electrónicas a través de distintas sedes electrónicas, dependiendo de cada organismo. |
| Recepción pasiva
Todos los organismos públicos enviaban a la propia sede física u oficina las notificaciones disponibles para esa empresa.
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Recogida activa
Las diferentes administraciones envían a un concentrador y/o sede propia las notificaciones electrónicas y la empresa debe acceder a cada una de estas plataformas para recoger de forma activa estos avisos. Por tanto, las notificaciones llegan, aunque la empresa no sea consciente de ello y no se ocupe de las mismas. |
| Responsabilidad de la Administración y plazo de 30 días
Las administraciones enviaban hasta 3 avisos a las empresas para notificarlas. Si ese aviso no era recogido tras esos intentos, se publicaba en el BOE y a partir de entonces la empresa disponía de 30 días para darse por enterada. |
Responsabilidad del receptor y plazo de 10 días
La reducción de plazos es más que evidente: ahora la empresa dispone tan solo de 10 días para descargar la notificación electrónica desde que la Administración Pública en cuestión se la hace llegar. Transcurrido ese plazo, la notificación expira si no ha sido descargada y, en ese caso, la compañía ya no puede tramitarla. |
¿Qué administraciones públicas notifican a mi empresa y cómo lo hacen?
Cualquier administración pública es susceptible de notificar a una empresa, desde uno estatal, como la DGT (Dirección General de Tráfico) o la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria, más conocida como Hacienda), hasta una de una comunidad autónoma (Generalidad de Cataluña, Junta de Galicia, Junta de Comunidades de Castilla – La Mancha, etc.), una provincial (una consejería de transporte, por ejemplo) o un pequeño ayuntamiento, concello o cabildo para solicitarte que abones el impuesto de basuras de una de tus sedes ya que tu empresa no lo tiene domiciliado.
Mencionando unos pocos organismos públicos, enseguida surge la gran duda: ¿dónde están todas esas notificaciones? Depende del organismo emisor. Por ejemplo, la AEAT notifica a través de su propia sede, pero también lo hace a través del concentrador DEHú, en el cual también podemos encontrar notificaciones como las de la Agencia Tributaria Valenciana o las de la Agencia Tributaria de Sevilla. Sin embargo, la DGT solo notifica a través de su propia sede.
Cómo gestionar las notificaciones electrónicas de tu empresa: la tecnología de hiperautomatización como solución al proceso de transformación digital
El nuevo paradigma de notificaciones electrónicas evidencia la necesidad de que las empresas lleven a cabo su propio proceso de transformación digital. Para gestionar de forma rápida y sencilla las notificaciones y para evitar que alguna se pierda por el camino, las empresas necesitan la ayuda de un socio tecnológico que les aporte una herramienta de gestión de notificaciones electrónicas que automatice este proceso ajustándose a sus necesidades, como es el caso de EdasNEO, la primera solución del mercado, desarrollada por ZeroComa, compañía líder en transformación digital ¿Quieres descubrir cómo podemos ayudarte? Contacta con nosotros y déjate sorprender por todo lo que podemos hacer por tu empresa.
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