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Cómo debería ser la gestión de las notificaciones electrónicas que llegan de la AEAT, la Seguridad Social o la DGT

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Vivimos en plena revolución digital. La Administración Pública y las empresas han cambiado la forma de comunicarse y los métodos de trabajo no son los mismos que hace unos años.

Debido a la pandemia mundial, muchos de los negocios han tenido que recurrir a la tecnología para garantizar la continuidad de su actividad de forma telemática, y ahora es condición indispensable utilizar la tecnología para garantizar el cumplimiento de determinadas obligaciones fiscales y tributarias.

El envío de notificaciones electrónicas por parte de la Administración (AEAT, TGSS, DGT…)  es uno de los procedimientos que más se ha transformado en los últimos años, ya que todas las Administraciones Públicas han cambiado la forma de notificar, pasando de la carta certificada a la notificación electrónica por comparecencia. Este cambio tiene un notable impacto en cualquier organización, porque la obligación de vigilar los buzones (10 días de límite para su recogida de después de su puesta a disposición, descargarlas mediante procesos de autenticación basados en certificado electrónico, etc.), consume ingentes cantidades de tiempo y recursos que derivan en problemas de seguridad y posibles multas por incumplimiento de plazos o por pasar inadvertida una notificación.

ZeroComa, a través de su solución EdasNotificaciones, ofrece la posibilidad de automatizar este proceso. Con un sistema de vigilancia y monitorización de los buzones electrónicos de los Organismos Públicos, EdasNotificaciones detecta, descarga, cataloga, archiva y ayuda en la gestión de las notificaciones electrónicas mediante procesos altamente automatizados, que permiten controlaras y cumplir los plazos de respuesta.

La aplicación ahorra más del 90% del tiempo y de los recursos que emplea una organización en la gestión de las notificaciones electrónicas enviadas por las Administraciones Públicas.

Amplía información sobre la mejora en la gestión de las Notificaciones Electrónicas descargando nuestra “Guía gratuita para la gestión automatizada de Notificaciones Electrónicas” AQUÍ.

ZeroComa participa como Agente Digitalizador de Kit Digital en la sesión convocada por la Asociación de Empresarios del Corredor del Henares

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  • Las Soluciones de Factura Electrónica, Notificaciones Electrónicas y la aplicación de Gestión de Notas de Gasto de empresa están presentes en el catálogo de soluciones del plan de ayudas de pymes y autónomos conocido como Kit Digital.
  • La sesión ha sido organizada por la Asociación de Empresarios del Corredor del Henares (AEDHE).

ZeroComa ha participado como agente digitalizador del plan Kit Digital en una sesión informativa organizada por la Oficina Acelera Pyme de AEDHE (Asociación de Empresarios del Corredor del Henares), en la que se han destacado algunas de sus soluciones; el software de intercambio de Factura Electrónica, el software de gestión automática de Notificaciones Electrónicas, y el de Gestión de Notas de Gasto, herramientas clave en la gestión interna de cualquier pyme en su camino hacia la transformación digital.

En la sesión se ha puesto en valor el enorme impacto en la reducción de tareas administrativas que supone la utilización de EdasNotificaciones para la gestión de las notificaciones procedentes de la AA.PP. al ser una herramienta que asume y automatiza los procesos de monitorización de sedes, descarga, catalogación, archivo y distribución de notificaciones entre los responsables de la empresa.

La eficiencia de este software se hace palpable por su gran cobertura, por ser multiempresa y accesible desde cualquier lugar, lo que agiliza toda la gestión de cada notificación desde su puesta a disposición  y su descarga, minimizando mucho el riesgo de sanción por incumplimiento de plazos.

Por su parte, con respecto a la Factura Electrónica, ZeroComa resalta la versatilidad y amplitud de soluciones de las que dispone. En concreto, la solución presentada fue EdasInvoicing, que consiste en una solución para la emisión de facturas electrónicas desde entorno web, y se encuentra en el catálogo de Kit Digital. Funciona desde una interfaz muy intuitiva en donde el usuario puede gestionar sus facturas, emitirlas y hacer un seguimiento de las entregas y posibles incidencias durante el proceso.

Otra de las soluciones que se han abordado en la sesión con empresas procedentes del Corredor del Henares, ha sido la aplicación Okticket para la gestión automática de los gastos de empresa (dietas, viajes, traslados, etc). Con la vuelta a los viajes de negocios después del parón de la pandemia, muchas compañías buscan automatizar y agilizar la presentación y validación de los gastos con una herramienta digital capaz de ahorrarle a la empresa y los empleados el tiempo invertido en la tramitación gracias a un sistema cómodo, ágil, intuitivo y de implantación inmediata.

La Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú) ya se encuentra activa y sustituirá a la DEH para la recepción de notificaciones electrónicas

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Desde el pasado 6 de septiembre y en adelante la comparecencia de notificaciones electrónicas se realiza a través de la Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú), de acuerdo con el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo.

Esta nueva plataforma, que ya no será la conocida Dirección Electrónica Habilitada (DEH), hará las mismas funciones de puesta a disposición, acceso y comparecencia de documentos y actos administrativos a los ciudadanos por parte de la Administración Pública.

No obstante, se ha establecido un periodo transitorio para dar tiempo a la adaptación en el que se mantendrá el envío de notificaciones a la DEH pero que, previsiblemente, dejarán de enviarse a esta plataforma finalizado el último trimestre de 2021.

El Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, publica en su artículo 42 la práctica de las notificaciones a través de medios electrónicos y establece en el punto 5 lo siguiente:

«Toda notificación cuyo emisor pertenezca al ámbito estatal a que se refiere el artículo 1.2 de este Reglamento se pondrá a disposición del interesado a través de la Dirección Electrónica Habilitada única, incluyendo el supuesto previsto en el artículo 42.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. Asimismo, los emisores de ámbito estatal podrán notificar en su sede electrónica o sede electrónica asociada de forma complementaria a la puesta a disposición en la Dirección Electrónica Habilitada única».

Cómo solicitar las vacaciones fiscales para que Hacienda no te envíe notificaciones en tu tiempo de descanso

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Hacienda no descansa y los numerosos requerimientos a empresas y autónomos tampoco. Si no se atiende a una notificación, se está cometiendo una infracción grave y puede conllevar sanciones de cuantías elevadas. Pero ¿sabes que toda empresa y autónomo dispone de vacaciones fiscales?

El derecho a la desconexión digital está calando en el mundo laboral y cada vez son más los trabajadores por cuenta propia y empresas que necesitan tomarse un tiempo de descanso y alejarse de la actividad y rutina que requieren sus negocios. Pues bien, Hacienda concede un periodo de gracia de 30 días al año, tiempo exento de envío de comunicaciones y requerimientos.

Las empresas y autónomos que se pueden acoger a este periodo de cortesía son los que están obligados a disponer de una dirección digital para sus comunicaciones con la Agencia Tributaria. También se encuentran enmarcados los que hayan optado voluntariamente por recibir notificaciones electrónicas.

El periodo de cortesía es de 30 días por año y no hace falta que se consuman de una sola vez. Para disfrutar de los mismos es necesario comunicarlo con una semana de antelación. La gestión de este trámite puede realizarse, si se desea, por un tercero autorizado y con el certificado digital o Cl@ve PIN desde el móvil o vía web accediendo a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria y desde ahí a la zona “Mis notificaciones”. Dentro, encontrarás el enlace Solicitar días en los que no se pondrán notificaciones en Dirección Electrónica Habilitada.

ZeroComa firma un acuerdo con SAGE para ofrecer a despachos y asesorías EdasNotificaciones

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ZeroComa ha firmado un acuerdo con Sage para ofrecer a los despachos profesionales EdasNotificaciones, la solución más completa para la gestión de las notificaciones electrónicas de las Administraciones públicas.

Gracias a este acuerdo y al esfuerzo realizado por Sage y ZeroComa, especialista en el desarrollo de soluciones cuyo objeto es permitir el cumplimiento de las nuevas exigencias de las Administraciones públicas y promover la automatización de procesos, los despachos profesionales podrán disponer de todas las funcionalidades de EdasNotificaciones dentro de la propia interfaz de Sage Despachos Connected. De este modo, no será necesario que el usuario salga de su entorno natural de trabajo para la gestión de las notificaciones electrónicas de las Administraciones públicas.

EdasNotificaciones centra su funcionalidad en la automatización de la vigilancia de sedes electrónicas para controlar la aparición de nuevas notificaciones, la descarga masiva de estas y su reconocimiento OCR para la realización de una catalogación automática. Todo esto permitirá su búsqueda y acceso posterior, que facilitará las tareas de gestión y cumplimiento de las obligaciones que se derivan de la recepción de este tipo de comunicados.

Con más de diez años de experiencia en la gestión de las notificaciones electrónicas, EdasNotificaciones es la primera solución del mercado y la que ofrece el funcionamiento más completo para los despachos profesionales. Está integrada con más de 10.000 organismos emisores y automatiza la gran mayoría de tareas necesarias para la gestión de las notificaciones.

EdasNotificaciones

EdasNotificaciones automatiza la vigilancia, recogida, archivo y seguimiento de las notificaciones.

Aunque existen desde la publicación del RD 1363/2010 por la AEAT, las notificaciones electrónicas han cobrado recientemente un papel relevante porque la Ley 39/2015 hizo extensivo su uso a todo tipo de Administraciones y porque la aparición de la COVID-19 ha impulsado a los organismos públicos a apostar firmemente por ellas. Esto ha supuesto un incremento muy significativo de su volumen y a día de hoy una importante y nueva fuente de riesgo para cualquier empresa, que les ha obligado a multiplicar los recursos que dedican a su gestión para garantizar su control.

Desde ahora, todos los usuarios de Sage Despachos Connected cuentan con la mejor herramienta, 100 % integrada, para ofrecer a sus clientes la más completa y automática gestión de notificaciones electrónicas del mercado.

La falta de automatismo en la gestión de las notificaciones electrónicas que las Administraciones Públicas dirigen a las empresas supone un importante incremento del riesgo de sanción. EdasNotificaciones es el software más completo de gestión automática y segura de notificaciones electrónicas. Permite que cualquier compañía, independientemente de su tamaño y sector, automatice las repetitivas tareas de vigilancia, recogida, archivo y seguimiento de las notificaciones electrónicas de las Administraciones Públicas.

FUENTE: SAGE

Aumenta la demanda de las soluciones digitales de ZeroComa debido al confinamiento y el teletrabajo

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  • Las empresas han sido conscientes de su escasa preparación tecnológica para afrontar periodos de teletrabajo durante el confinamiento por la COVID-19.
  • La demanda de software de gestión de Notificaciones Electrónicas ha crecido sin interrupción desde marzo del año pasado.

Desde que se decretara en España el estado de alarma en marzo de 2019 debido a la expansión del virus COVID-19, las empresas han tenido que depender del teletrabajo para continuar con su actividad. Dada a la escasa preparación tecnológica por afrontar un largo periodo de trabajo fuera de la oficina, la demanda de grandes, medianas y pequeñas compañías por las soluciones de ZeroComa referentes a la digitalización y automatización de procesos, ha aumentado notablemente.

Este aumento responde a la forzosa necesidad de las empresas por adaptarse a la situación propiciada por el confinamiento. Para evitar la expansión del virus, las compañías se han visto obligadas a mandar a sus empleados a casa a teletrabajar, con lo que muchas de las tareas que se llevaban a cabo en las oficinas no se podían realizar íntegramente y con seguridad. De ahí brota el interés por recurrir a programas de software capaces de realizar dichas tareas de forma digital garantizando seguridad, sencillez y accesibilidad por cualquier miembro de la organización sin importar el lugar en el que se encuentre.

Las soluciones de ZeroComa más demandadas son, entre otras, la automatización de la gestión de las notificaciones electrónicas enviadas por la Administración y la gestión de facturas de proveedores. Las consultas de las mismas han aumentado en los últimos meses al garantizar la continuidad de los negocios en esta complicada situación. Estas herramientas facilitan además el trabajo automatizando tareas repetitivas y minimizando el riesgo al responder a las cambiantes exigencias legales de la Administración Pública.

De entre todas las soluciones, destaca un repunte significativo de la demanda de la Solución de gestión de Notificaciones Electrónicas, motivada por el aumento actual de las comunicaciones en formato electrónico. Esta solución es capaz de automatizar la revisión de sedes electrónicas en busca de Notificaciones puestas a disposición de las empresas y es 100 % accesible en un escenario de teletrabajo.

Codere ‘apuesta’ por la tecnología de ZeroComa para gestionar todas sus Notificaciones Electrónicas

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Codere, la conocida Casa de Apuestas deportivas en España, utiliza la solución de ZeroComa EdasNotificaciones para controlar y automatizar la gestión de las múltiples notificaciones electrónicas que recibe de las Administraciones Públicas.

Esta destacada compañía, que realiza también apuestas online de torneos de 27 deportes, entre los que se encuentran torneos de tenis, fútbol (como la final de la Champions o el Mundial) o baloncesto (partidos de la NBA), utiliza el software fabricado por ZeroComa para vigilar las sedes electrónicas, realizar la descarga de las notificaciones, archivarlas de forma organizada y repartirlas entre los usuarios de la organización que tienen que atenderlas. Además EdasNotificaciones se integra con SAP para la gestión de los embargos.

El uso de esta aplicación permite a Codere tener control total sobre la gestión que se deriva de la recogida de las notificaciones electrónicas automatizando el proceso y eliminando errores. EdasNotificaciones centraliza toda la gestión de las notificaciones facilitando a la organización su atención desde una única interfaz.

ZeroComa cuenta con más de una década de experiencia en la automatización de la gestión de las notificaciones electrónicas gracias a la cual ha ido implementando mejoras en versatilidad, potencia, flexibilidad y sencillez de uso. También aporta experiencia y tecnología de vanguardia para facilitar a cualquier organización el cumplimiento de nuevas obligaciones impuestas por la Administración Pública que además, imponen la utilización de medios telemáticos para promover los procesos digitales, posibilitando la automatización de muchos de estos procesos.

El teletrabajo puede comprometer la confidencialidad de tu empresa si no dispones de herramientas adecuadas para la gestión telemática de documentos

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  • En plena era COVID la seguridad de las empresas depende de programas de software capaces de modular y controlar el perfil de los usuarios para desempeñar tareas de gestión administrativa desde el teletrabajo.

El responsable fiscal de una empresa acaba de recibir una notificación procedente de un organismo de la Administración Pública y, debido a la naturaleza de la misma, tiene que derivarla a la persona o departamento de la compañía para su correcta tramitación (Dep. Jurídico, Recursos Humanos, etc.).

La mayor parte de los empleados se encuentran teletrabajando, con lo que el responsable fiscal decide seguir el procedimiento habitual; mandar al destinatario dicha notificación por correo electrónico, pero ¿es del todo segura esta simple gestión? El envío de dichos documentos por correo electrónico, incluso si es a los miembros de una misma organización, puede vulnerar la confidencialidad de los mismos por la presencia indefinida de dicho archivo en la bandeja de entrada y salida del correo del emisor y del destinatario.

El uso de una adecuada herramienta evita este tipo de riesgos. En plena era COVID y con el teletrabajo en auge es imprescindible disponer de programas diseñados para la gestión segura de documentación crítica de forma telemática. La aplicación EdasNotificaciones, desarrollada por ZeroComa, permite que miles de empresas vigilen y descarguen sus notificaciones para que estén accesibles en un entorno sencillo, amigable y completamente seguro.

Esta Solución controla en todo momento los usuarios y roles que pueden acceder a la información para trabajar con ella, posibilitando incluso el acceso a personal ajeno a la propia organización que cuente con un link temporal y password autorizados para ello. La aplicación impide el manejo fuera de un entorno controlado y registra en su módulo de auditoría integral cuándo, quién y para qué se ha accedido a la información compartida.

EdasNotificaciones, disponible para poder ser utilizada en modalidad On premise o desde la Nube, vigila las sedes electrónicas de los organismos de la Administración Pública para encontrar, alertar, descargar, archivar las notificaciones electrónicas que estos envían a las empresas y facilitar su tramitación automatizando la catalogación, el reparto de las mismas entre los responsables de su atención, el control de los plazos de tramitación fijados y muchas otras tareas vinculadas mediante la configuración de flujos de trabajo a la medida de cada escenario.

Esta Solución no sólo aporta una enorme seguridad a la gestión, sino que además permite alcanzar niveles de automatización extremos como la hiperautomatización y que son solamente posibles de obtener, según Gartner, “combinando tecnologías complementarias para mejorar los procesos de negocio”.

¿Sabes cómo gestionar las notificaciones electrónicas que envía la Administración a tu empresa?

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Debido a la pandemia mundial muchos de los negocios han tenido que recurrir a la tecnología para garantizar la continuidad de su actividad de forma telemática.

Una de los organismos que persigue la modernización de los procesos es la Administración Pública, y con ello sus requerimientos procesales, fiscales y tributarios a empresas y organizaciones.

Según recoge el magazine de información económica TargetOn, toda empresa, sociedad o persona jurídica tiene que justificar su existencia y dar continuidad a su negocio o actividad con la resolución de las notificaciones electrónicas que recibe de distintos organismos públicos (AEAT, TSS, DGT…) cuando se trata de resoluciones judiciales, multas de tráfico o el estado del contrato de los empleados.

¿Recibes notificaciones electrónicas  de la Administración Pública y tienes problemas para gestionarlas? EdasNotificaciones permite ahorrar hasta el 90% del tiempo y de los recursos que emplea una organización en la gestión de este tipo de comunicaciones.

Este software, diseñado por ZeroComa, y del que se hace eco TargetOn vigila y monitoriza los buzones electrónicos de los Organismos Públicos para descargar las comunicaciones puestas a disposición y desencadenar un proceso «altamente» automatizado para su gestión (clasificación, generación de flujos de trabajo, archivo, herramientas de consulta…). La aplicación permite una eficiencia y seguridad del 100% en el trabajo telemático de los equipos de la empresa para la resolución de las notificaciones en requerimientos y plazos.

Puedes consultar el artículo publicado por TargetOn sobre nuestra Solución EdasNotificaciones aquí .

EdasNotificaciones, la herramienta que automatiza la gestión de las notificaciones electrónicas

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La metodología de las empresas ha cambiado por la forzada implantación del teletrabajo como medida de seguridad ante la expansión del COVID-19.  

Para que las compañías y organizaciones prosperen y continúen desarrollando su actividad es necesario implantar la tecnología más puntera y digitalizar la mayor parte de sus procesos. De esta forma, la empresa puede seguir cumpliendo con sus objetivos y puede seguir operando eficazmente y con el mínimo impacto en su actividad.   

Sin embargo, las exigencias de la Administración Tributaria o de la Seguridad Social se mantienen intactas y también sus plazos de respuesta. ¿Cómo se pueden gestionar las notificaciones de las AAPP en tiempos del Covid19 con teletrabajo y evitando las sanciones? 

La herramienta más adecuada para la gestión automática y segura de las notificaciones electrónicas es el software EdasNotificaciones desarrollado por ZeroComa. Esta solución permite asignar distintos roles a los usuarios para que en función de sus departamentos o competencias se les pueda dar acceso a la información que les corresponda atender.  Además, dispone de un potente control de auditoría que garantiza la trazabilidad de cada proceso y notificación atendida.  

La automatización de la vigilancia de sedes electrónicas y su capacidad para dar servicio en un entorno de teletrabajo hacen de esta la mejor Solución para la gestión centralizada y segura de las notificaciones electrónicas de la Administración Pública en cualquier organización.

A continuación, mostramos las diferencias entre la recepción de notificaciones sin la herramienta de EdasNotificaciones y con la Solución: