¿Cuánto tiempo inviertes en la tramitación de las facturas con tus proveedores? ¿Cometes errores o has estado a punto de tener conflictos con tus proveedores debido a retrasos por pagos a la hora de cotejar las facturas con los pedidos realizados? Este proceso tan repetitivo y cotidiano en la vida diaria de una empresa no será fácil de asumir para quien lo desempeña, y menos aún si estás en el departamento de contabilidad de una gran empresa. Empieza a digitalizar las facturas de proveedor.
La digitalización de facturas de tus proveedores es ahora una realidad en las empresas. El automatismo en el proceso de digitalización desencadena tareas de aprobación y pago de estas, recogiendo la información en una herramienta que controla la trazabilidad de todo el proceso. Asimismo, el contacto entre ambas partes implicadas es continuo en cuanto al estado de las facturas y aprobación de estas.
De este modo, el tiempo invertido en tareas manuales se reduce drásticamente, así como los errores y el tiempo invertido en la gestión. Además, la consulta de las facturas es más accesible a los autorizados y la configuración de criterios de acceso. El resultado del escaneo digital del papel es una imagen con valor legal. Para que la factura adquiera dicho valor deberá firmarse electrónicamente con certificado digital que será utilizado por el software de digitalización de facturas.
Cada fichero digitalizado se debe incluir automáticamente en una base documental con todos los campos informáticos necesarios que son los del libro registro de IVA.
VENTAJAS DIGITALIZACIÓN DE FACTURAS
- Ahorro de tiempo en los empleados, al desempeñar las tareas de forma automática (mediante el uso de un software) y ahorro de espacio y papel al quedar todo digitalizado certificadamente.
- Disminución del riesgo de cometer errores humanos en la contabilidad o por pérdida de documentación.
- Baja probabilidad de recibir sanciones por incumplimientos de plazos.
- Más agilidad en los procesos, transparencia y trazabilidad.
- Homologado por la AEAT.
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