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Cómo debería ser la gestión de las notificaciones electrónicas que llegan de la AEAT, la Seguridad Social o la DGT

Vivimos en plena revolución digital. La Administración Pública y las empresas han cambiado la forma de comunicarse y los métodos de trabajo no son los mismos que hace unos años.

Debido a la pandemia mundial, muchos de los negocios han tenido que recurrir a la tecnología para garantizar la continuidad de su actividad de forma telemática, y ahora es condición indispensable utilizar la tecnología para garantizar el cumplimiento de determinadas obligaciones fiscales y tributarias.

El envío de notificaciones electrónicas por parte de la Administración (AEAT, TGSS, DGT…)  es uno de los procedimientos que más se ha transformado en los últimos años, ya que todas las Administraciones Públicas han cambiado la forma de notificar, pasando de la carta certificada a la notificación electrónica por comparecencia. Este cambio tiene un notable impacto en cualquier organización, porque la obligación de vigilar los buzones (10 días de límite para su recogida de después de su puesta a disposición, descargarlas mediante procesos de autenticación basados en certificado electrónico, etc.), consume ingentes cantidades de tiempo y recursos que derivan en problemas de seguridad y posibles multas por incumplimiento de plazos o por pasar inadvertida una notificación.

ZeroComa, a través de su solución EdasNotificaciones, ofrece la posibilidad de automatizar este proceso. Con un sistema de vigilancia y monitorización de los buzones electrónicos de los Organismos Públicos, EdasNotificaciones detecta, descarga, cataloga, archiva y ayuda en la gestión de las notificaciones electrónicas mediante procesos altamente automatizados, que permiten controlaras y cumplir los plazos de respuesta.

La aplicación ahorra más del 90% del tiempo y de los recursos que emplea una organización en la gestión de las notificaciones electrónicas enviadas por las Administraciones Públicas.

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Las Soluciones de gestión de Notificaciones Electrónicas y Factura-e de ZeroComa, en el Smart Work DAYS de Kyocera

  • ZeroComa ha estado presente en el evento virtual Smart Work DAYS sobre la adopción de tecnologías habilitadoras para impulsar la transformación digital de las empresas a través de procesos automáticos y ágiles.
  • Las soluciones presentadas por ZeroComa en Smart Work DAYS, Gestión Automática de Notificaciones Electrónicas recibidas de las Administraciones Públicas y la Facturación Electrónica, son consideradas de máximo interés para las empresas.

ZeroComa ha participado como partner de confianza en el evento virtual Smart Work DAYS de Kyocera sobre la adopción de tecnologías que agilizan el proceso de transformación digital de las empresas en el actual entorno en el que se encuentran, para hablar de dos de sus soluciones estrella: la gestión automática de Notificaciones Electrónicas (EdasNotificaciones) y la Factura Electrónica (EdasFacturas).

El evento, que se ha desarrollado durante dos días consecutivos de forma online, ha contado con numerosos profesionales del sector tecnológico que han hablado acerca del nuevo entorno de trabajo y del rumbo digital al que se dirige el mercado, cada vez más competitivo.

Como empresa destacada y referente en el sector tecnológico, ZeroComa ha participado a través de dos de sus expertos, que han centrado sus ponencias en el cumplimiento normativo y la transformación digital que se deriva de las mencionadas soluciones y que se traduce en la obtención de mejoras en la agilidad de los procesos y ahorro de tiempo y dinero para las organizaciones.

NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS

Una de las soluciones que ZeroComa ha presentado como partner tecnológico de Kyocera Document Solutions es la herramienta de gestión automática de notificaciones electrónicas; EdasNotificaciones. Para ello el evento ha contado con la participación de su Director Comercial, Álvaro Allende, quien ha descrito la solución y sus ventajas de cara a la gestión y distribución automática de las notificaciones entre los distintos departamentos, según la naturaleza de las mismas.

El principal motivo de la existencia de dicha solución parte del hecho de que hoy en día existen más de 25.000 organismos públicos que notifican telemáticamente y que una empresa “sin un sistema que gestione de forma unificada la revisión, descarga y distribución” de las notificaciones electrónicas puestas a disposición por los diferentes organismos, “se expone a no ver alguna notificación, lo que podría derivar en un serio problema”.

La gestión de notificaciones, “un problema transversal a toda empresa que, con la herramienta adecuada, se torna en una ventaja competitiva”.

Álvaro Allende, Director Comercial de ZeroComa, durante su presentación en el Smart Work Days de Kyocera.

“Este es un problema transversal a toda la empresa. Con la herramienta adecuada se puede lograr una ventaja competitiva al automatizar muchos controles y acciones relacionadas con las notificaciones», subrayaba Álvaro Allende en su presentación.

Con respecto a la problemática actual en la gestión de las notificaciones, ha afirmado que desde su puesto de trabajo y con los más de 15 años de experiencia de ZeroComa, cada vez hay más empresas que apuestan por la eliminación del papel y por la automatización y unificación en un único sistema para el control, descarga y gestión de las notificaciones electrónicas. En este sentido, ZeroComa ha sabido responder a las necesidades de las empresas al proporcionar una solución capaz de distribuir las notificaciones electrónicas de forma selectiva entre los distintos departamentos afectados para una tramitación controlada, con auditorías de proceso, y ágil de las notificaciones según su naturaleza, sus plazos y requerimientos; “es la forma de transformar en eficiencia y ventaja la exigencia de la Administración”.

FACTURA ELECTRÓNICA

Con respecto a la Factura Electrónica, el director de Desarrollo de Negocio de ZeroComa, Alejandro Allende, ha apuntado en su presentación a su pronta implantación en España de forma obligatoria con la “Ley Crea y Crece” que se encuentra en fase de aprobación, y ha instado a las empresas a reaccionar con celeridad ante este nuevo marco normativo implementando soluciones homologadas por la AEAT.

Así ha hecho referencia a la Solución de Factura Electrónica de ZeroComa; EdasFacturas, para un correcto cumplimiento por parte de las empresas de cara a sus relaciones comerciales con sus proveedores y clientes; “hacemos intercambio de facturas en varios formatos y las firmamos para garantizar la integridad del documento y su legalidad”.

“En ZeroComa garantizamos la integridad de la factura electrónica”.

Alejandro Allende, Director Desarrollo de Negocio, en el Smart Work Days de Kyocera

Asimismo, ha apuntado a los procesos automáticos de EdasFacturas que permiten el acortamiento de los periodos de cobro, de acuerdo con la Ley, y del control de los pagos y cobros gracias a la constatación de datos tan relevantes como la fecha de entrega de la factura, entre otros. De este modo, no solo se protege a los negocios, sino que también se combate la morosidad.

ZeroComa entrega con su software de Factura Electrónica cerca del 20 % del total de facturas que recibe la Administración Pública española y se encuentra integrada con la mayoría de las plataformas públicas, lo que garantiza una cobertura superior al 98% de la Administración.

ZeroComa firma un acuerdo con SAGE para ofrecer a despachos y asesorías EdasNotificaciones

ZeroComa ha firmado un acuerdo con Sage para ofrecer a los despachos profesionales EdasNotificaciones, la solución más completa para la gestión de las notificaciones electrónicas de las Administraciones públicas.

Gracias a este acuerdo y al esfuerzo realizado por Sage y ZeroComa, especialista en el desarrollo de soluciones cuyo objeto es permitir el cumplimiento de las nuevas exigencias de las Administraciones públicas y promover la automatización de procesos, los despachos profesionales podrán disponer de todas las funcionalidades de EdasNotificaciones dentro de la propia interfaz de Sage Despachos Connected. De este modo, no será necesario que el usuario salga de su entorno natural de trabajo para la gestión de las notificaciones electrónicas de las Administraciones públicas.

EdasNotificaciones centra su funcionalidad en la automatización de la vigilancia de sedes electrónicas para controlar la aparición de nuevas notificaciones, la descarga masiva de estas y su reconocimiento OCR para la realización de una catalogación automática. Todo esto permitirá su búsqueda y acceso posterior, que facilitará las tareas de gestión y cumplimiento de las obligaciones que se derivan de la recepción de este tipo de comunicados.

Con más de diez años de experiencia en la gestión de las notificaciones electrónicas, EdasNotificaciones es la primera solución del mercado y la que ofrece el funcionamiento más completo para los despachos profesionales. Está integrada con más de 10.000 organismos emisores y automatiza la gran mayoría de tareas necesarias para la gestión de las notificaciones.

EdasNotificaciones

EdasNotificaciones automatiza la vigilancia, recogida, archivo y seguimiento de las notificaciones.

Aunque existen desde la publicación del RD 1363/2010 por la AEAT, las notificaciones electrónicas han cobrado recientemente un papel relevante porque la Ley 39/2015 hizo extensivo su uso a todo tipo de Administraciones y porque la aparición de la COVID-19 ha impulsado a los organismos públicos a apostar firmemente por ellas. Esto ha supuesto un incremento muy significativo de su volumen y a día de hoy una importante y nueva fuente de riesgo para cualquier empresa, que les ha obligado a multiplicar los recursos que dedican a su gestión para garantizar su control.

Desde ahora, todos los usuarios de Sage Despachos Connected cuentan con la mejor herramienta, 100 % integrada, para ofrecer a sus clientes la más completa y automática gestión de notificaciones electrónicas del mercado.

La falta de automatismo en la gestión de las notificaciones electrónicas que las Administraciones Públicas dirigen a las empresas supone un importante incremento del riesgo de sanción. EdasNotificaciones es el software más completo de gestión automática y segura de notificaciones electrónicas. Permite que cualquier compañía, independientemente de su tamaño y sector, automatice las repetitivas tareas de vigilancia, recogida, archivo y seguimiento de las notificaciones electrónicas de las Administraciones Públicas.

FUENTE: SAGE

Aumenta la demanda de las soluciones digitales de ZeroComa debido al confinamiento y el teletrabajo

  • Las empresas han sido conscientes de su escasa preparación tecnológica para afrontar periodos de teletrabajo durante el confinamiento por la COVID-19.
  • La demanda de software de gestión de Notificaciones Electrónicas ha crecido sin interrupción desde marzo del año pasado.

Desde que se decretara en España el estado de alarma en marzo de 2019 debido a la expansión del virus COVID-19, las empresas han tenido que depender del teletrabajo para continuar con su actividad. Dada a la escasa preparación tecnológica por afrontar un largo periodo de trabajo fuera de la oficina, la demanda de grandes, medianas y pequeñas compañías por las soluciones de ZeroComa referentes a la digitalización y automatización de procesos, ha aumentado notablemente.

Este aumento responde a la forzosa necesidad de las empresas por adaptarse a la situación propiciada por el confinamiento. Para evitar la expansión del virus, las compañías se han visto obligadas a mandar a sus empleados a casa a teletrabajar, con lo que muchas de las tareas que se llevaban a cabo en las oficinas no se podían realizar íntegramente y con seguridad. De ahí brota el interés por recurrir a programas de software capaces de realizar dichas tareas de forma digital garantizando seguridad, sencillez y accesibilidad por cualquier miembro de la organización sin importar el lugar en el que se encuentre.

Las soluciones de ZeroComa más demandadas son, entre otras, la automatización de la gestión de las notificaciones electrónicas enviadas por la Administración y la gestión de facturas de proveedores. Las consultas de las mismas han aumentado en los últimos meses al garantizar la continuidad de los negocios en esta complicada situación. Estas herramientas facilitan además el trabajo automatizando tareas repetitivas y minimizando el riesgo al responder a las cambiantes exigencias legales de la Administración Pública.

De entre todas las soluciones, destaca un repunte significativo de la demanda de la Solución de gestión de Notificaciones Electrónicas, motivada por el aumento actual de las comunicaciones en formato electrónico. Esta solución es capaz de automatizar la revisión de sedes electrónicas en busca de Notificaciones puestas a disposición de las empresas y es 100 % accesible en un escenario de teletrabajo.

Codere ‘apuesta’ por la tecnología de ZeroComa para gestionar todas sus Notificaciones Electrónicas

Codere, la conocida Casa de Apuestas deportivas en España, utiliza la solución de ZeroComa EdasNotificaciones para controlar y automatizar la gestión de las múltiples notificaciones electrónicas que recibe de las Administraciones Públicas.

Esta destacada compañía, que realiza también apuestas online de torneos de 27 deportes, entre los que se encuentran torneos de tenis, fútbol (como la final de la Champions o el Mundial) o baloncesto (partidos de la NBA), utiliza el software fabricado por ZeroComa para vigilar las sedes electrónicas, realizar la descarga de las notificaciones, archivarlas de forma organizada y repartirlas entre los usuarios de la organización que tienen que atenderlas. Además EdasNotificaciones se integra con SAP para la gestión de los embargos.

El uso de esta aplicación permite a Codere tener control total sobre la gestión que se deriva de la recogida de las notificaciones electrónicas automatizando el proceso y eliminando errores. EdasNotificaciones centraliza toda la gestión de las notificaciones facilitando a la organización su atención desde una única interfaz.

ZeroComa cuenta con más de una década de experiencia en la automatización de la gestión de las notificaciones electrónicas gracias a la cual ha ido implementando mejoras en versatilidad, potencia, flexibilidad y sencillez de uso. También aporta experiencia y tecnología de vanguardia para facilitar a cualquier organización el cumplimiento de nuevas obligaciones impuestas por la Administración Pública que además, imponen la utilización de medios telemáticos para promover los procesos digitales, posibilitando la automatización de muchos de estos procesos.

El teletrabajo puede comprometer la confidencialidad de tu empresa si no dispones de herramientas adecuadas para la gestión telemática de documentos

  • En plena era COVID la seguridad de las empresas depende de programas de software capaces de modular y controlar el perfil de los usuarios para desempeñar tareas de gestión administrativa desde el teletrabajo.

El responsable fiscal de una empresa acaba de recibir una notificación procedente de un organismo de la Administración Pública y, debido a la naturaleza de la misma, tiene que derivarla a la persona o departamento de la compañía para su correcta tramitación (Dep. Jurídico, Recursos Humanos, etc.).

La mayor parte de los empleados se encuentran teletrabajando, con lo que el responsable fiscal decide seguir el procedimiento habitual; mandar al destinatario dicha notificación por correo electrónico, pero ¿es del todo segura esta simple gestión? El envío de dichos documentos por correo electrónico, incluso si es a los miembros de una misma organización, puede vulnerar la confidencialidad de los mismos por la presencia indefinida de dicho archivo en la bandeja de entrada y salida del correo del emisor y del destinatario.

El uso de una adecuada herramienta evita este tipo de riesgos. En plena era COVID y con el teletrabajo en auge es imprescindible disponer de programas diseñados para la gestión segura de documentación crítica de forma telemática. La aplicación EdasNotificaciones, desarrollada por ZeroComa, permite que miles de empresas vigilen y descarguen sus notificaciones para que estén accesibles en un entorno sencillo, amigable y completamente seguro.

Esta Solución controla en todo momento los usuarios y roles que pueden acceder a la información para trabajar con ella, posibilitando incluso el acceso a personal ajeno a la propia organización que cuente con un link temporal y password autorizados para ello. La aplicación impide el manejo fuera de un entorno controlado y registra en su módulo de auditoría integral cuándo, quién y para qué se ha accedido a la información compartida.

EdasNotificaciones, disponible para poder ser utilizada en modalidad On premise o desde la Nube, vigila las sedes electrónicas de los organismos de la Administración Pública para encontrar, alertar, descargar, archivar las notificaciones electrónicas que estos envían a las empresas y facilitar su tramitación automatizando la catalogación, el reparto de las mismas entre los responsables de su atención, el control de los plazos de tramitación fijados y muchas otras tareas vinculadas mediante la configuración de flujos de trabajo a la medida de cada escenario.

Esta Solución no sólo aporta una enorme seguridad a la gestión, sino que además permite alcanzar niveles de automatización extremos como la hiperautomatización y que son solamente posibles de obtener, según Gartner, “combinando tecnologías complementarias para mejorar los procesos de negocio”.

¿Sabes cómo gestionar las notificaciones electrónicas que envía la Administración a tu empresa?

Debido a la pandemia mundial muchos de los negocios han tenido que recurrir a la tecnología para garantizar la continuidad de su actividad de forma telemática.

Una de los organismos que persigue la modernización de los procesos es la Administración Pública, y con ello sus requerimientos procesales, fiscales y tributarios a empresas y organizaciones.

Según recoge el magazine de información económica TargetOntoda empresa, sociedad o persona jurídica tiene que justificar su existencia y dar continuidad a su negocio o actividad con la resolución de las notificaciones electrónicas que recibe de distintos organismos públicos (AEAT, TSS, DGT…) cuando se trata de resoluciones judiciales, multas de tráfico o el estado del contrato de los empleados.

¿Recibes notificaciones electrónicas  de la Administración Pública y tienes problemas para gestionarlas? EdasNotificaciones permite ahorrar hasta el 90% del tiempo y de los recursos que emplea una organización en la gestión de este tipo de comunicaciones.

Este software, diseñado por ZeroComa, y del que se hace eco TargetOn vigila y monitoriza los buzones electrónicos de los Organismos Públicos para descargar las comunicaciones puestas a disposición y desencadenar un proceso «altamente» automatizado para su gestión (clasificación, generación de flujos de trabajo, archivo, herramientas de consulta…). La aplicación permite una eficiencia y seguridad del 100% en el trabajo telemático de los equipos de la empresa para la resolución de las notificaciones en requerimientos y plazos.

Puedes consultar el artículo publicado por TargetOn sobre nuestra Solución EdasNotificaciones aquí .

EdasNotificaciones, la herramienta que automatiza la gestión de las notificaciones electrónicas

La metodología de las empresas ha cambiado por la forzada implantación del teletrabajo como medida de seguridad ante la expansión del COVID-19 

Para que las compañías y organizaciones prosperen y continúen desarrollando su actividad es necesario implantar la tecnología más puntera y digitalizar la mayor parte de sus procesos. De esta forma, la empresa puede seguir cumpliendo con sus objetivos y puede seguir operando eficazmente y con el mínimo impacto en su actividad.   

Sin embargo, las exigencias de la Administración Tributaria o de la Seguridad Social se mantienen intactas y también sus plazos de respuesta. ¿Cómo se pueden gestionar las notificaciones de las AAPP en tiempos del Covid19 con teletrabajo y evitando las sanciones? 

La herramienta más adecuada para la gestión automática y segura de las notificaciones electrónicas es el software EdasNotificaciones desarrollado por ZeroComaEsta solución permite asignar distintos roles a los usuarios para que en función de sus departamentos o competencias se les pueda dar acceso a la información que les corresponda atender.  Además, dispone de un potente control de auditoría que garantiza la trazabilidad de cada proceso y notificación atendida.  

La automatización de la vigilancia de sedes electrónicas y su capacidad para dar servicio en un entorno de teletrabajo hacen de esta la mejor Solución para la gestión centralizada y segura de las notificaciones electrónicas de la Administración Pública en cualquier organización.

A continuación, mostramos las diferencias entre la recepción de notificaciones sin la herramienta de EdasNotificaciones y con la Solución:

Reale Seguros confía en ZeroComa para la gestión de sus Notificaciones Electrónicas

Reale Seguros ha contratado EdasNotificaciones, la solución de ZeroComa para la automatización y gestión de todas las notificaciones electrónicas que la compañía aseguradora recibe de distintos organismos públicos.

La prestigiosa firma aseguradora, que ofrece todo tipo de productos y servicios aseguradores entre los que se encuentran seguros de coche, moto, hogar, empresas y vida ha querido contar con la tecnología que ofrece ZeroComa para la gestión de las notificaciones de sus oficinas presentes en todo el territorio nacional.

Gracias a su versatilidad, EdasNotificaciones da respuesta a todas las necesidades y requerimientos que la empresa aseguradora buscaba para la gestión de las notificaciones que recibe. La herramienta permite dar acceso personalizado a los usuarios y establecer flujos de trabajo por equipos. De este modo, las notificaciones se distribuyen también por departamentos según la naturaleza de las mismas.

La solución EdasNotificaciones está dotada de un potente motor de búsqueda por metadatos y por el contenido de la notificación permitiendo, además, extraer de forma detallada informes a medida para cada departamento. EdasNotificaciones ofrece a todas las empresas de Reale Group en España un entorno centralizado y en la nube en donde se muestra, en una interfaz amigable y sencilla, toda la actividad relacionada con la gestión de las notificaciones electrónicas.

ZeroComa cuenta con una dilatada experiencia en la automatización de la gestión de las notificaciones electrónicas con cerca de una década implementando mejoras sobre su solución que le aportan la máxima versatilidad, potencia, flexibilidad y sencillez de uso, para una mejor experiencia de usuario.

¿Cómo gestionar sin agobios las notificaciones electrónicas de las Administraciones Públicas?

La Administración Pública da un paso más en su camino hacia la total digitalización sustituyendo las tradicionales comunicaciones por correo postal por modernas notificaciones electrónicas que, siendo muy ventajosas y eficientes para quien las emite, son una fuente de preocupaciones y quebraderos de cabeza para los receptores de las mismas.

El enorme volumen de este tipo de notificaciones, su gran dispersión y el requerimiento del uso de certificado electrónico, hacen que este nuevo escenario sea complejo, inseguro y difícil de manejar por parte de las empresas destinatarias de las mismas, haciendo que a día de hoy derrochan energía y recursos en tratar de cumplir con sus obligaciones.

Por tanto, el contexto actual fuerza a que las empresas dispongan de una herramienta que centralice y recoja las notificaciones de una forma segura, sencilla y controlada. EdasNotificaciones es la Solución de ZeroComa capaz de cumplir con tales requisitos y satisfacer así las necesidades de las empresas.

La solución permite monitorizar los buzones electrónicos en los que los organismos públicos ponen a disposición de las empresas las Notificaciones, para que, sin depender del correo electrónico y sin mediación de terceros, se pueda controlar la llegada de nuevas notificaciones. “Con nuestra solución las empresas pueden descargar y distribuir las notificaciones en la organización, automatizando los procesos a través de flujos de trabajo y permitiendo: generar escritos, adjuntar documentos a la notificación, presentar documentos en el registro electrónico (REC), así como buscar y consultar las notificaciones en función del perfil de usuario”, explica ZeroComa.

EdasNotificaciones convierte realmente el problema de la gestión de las notificaciones electrónicas de la Administración Pública en un eficiente sistema de recogida, distribución, archivo y gestión, que aumenta notablemente la eficiencia de las organizaciones obteniendo de ello una importante ventaja competitiva