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Cumple con la obligación de informar los tickets y gastos en el SII de forma fácil

La herramienta de Notas de gasto puede ser utilizada por cualquier empresa obligada a informar al SII de Hacienda, pues su uso permite una gestión más eficaz, ágil y completa de sus gastos y, además, ayuda a las organizaciones a cumplir con las obligaciones dispuestas en la normativa que regula la presentación de los Libros Registro de facturas recibidas a las Autoridades Tributarias.

La Solución de Notas de Gasto permite informar al SII de forma detallada, individualizada y automatizada cada uno de los tickets y gastos que una compañía pueda tener, cuestión ésta obligatoria para la lucha contra el fraude.

Gracias a sus características, esta herramienta cubre las necesidades administrativas de cualquier organización, independientemente del tamaño y sector. Los empleados, a través de la captura de una foto con su móvil, pueden pasar los gastos a la empresa y ésta, a su vez, puede supervisarlos y validarlos cuando sea necesario.

La aplicación de gestión de Notas de Gasto permite además el control, análisis y seguimiento a tiempo real de los tickets y gastos en los que incurre una compañía para obtener los ingresos de su actividad.

Desde que se aplicara en julio de 2017 el nuevo sistema de gestión del IVA basado en el Suministro Inmediato de Información (SII), la utilización de una Solución capaz de gestionar de forma automatizada gastos de empresa tales como viajes profesionales, dietas, traslados, etc, se hace imprescindible para cumplir con las exigencias tributarias. La herramienta permite también la contabilización de forma ágil, segura e integral, lo que incluye la gestión de los gastos de los empleados.

Ventajas de la llevanza de SILICIE a través de un sistema contable propio

El próximo 1 de enero de 2020 entrará en vigor SILICIE, el nuevo sistema de llevanza de Libros Contables de los productos objeto de Impuestos Especiales de Fabricación, según lo establecido en la Orden HAC/998/2019, de 23 de septiembre, publicada el pasado 5 de octubre de 2019. La llevanza de la contabilidad en sistema propio y en sede electrónica de la AEAT difieren. A continuación explicamos una serie de ventajas que tienen los sistemas contables propios para la llevanza de esta nueva exigencia.

Las empresas afectadas por dicha normativa que no se acojan a un sistema propio contable antes del 31 de diciembre, serán registradas automáticamente en la AEAT para llevar manualmente la contabilidad de dichos impuestos a través de la propia sede electrónica de la Administración. Este método derivará en la imposibilidad de automatización mediante la utilización de un sistema contable propio y en una serie de desventajas en cuanto a plazos, validación de errores y otros que se indican a continuación.

ZeroComa ha desarrollado la Solución EdasSILICIE para la automatización de la presentación de los asientos contables de los procesos, movimientos, existencias y materias primas afectados por los impuestos especiales. Se perfila como la mejor opción gracias a su potencia, sencillez de uso, y capacidad de integración con las herramientas y soluciones de gestión de las organizaciones.

Durante el primer año, si la empresa sujeta a SILICIE dispone de un sistema contable propio para la conexión con Hacienda, podrá tener hasta nueve días de plazo para comunicar la información.

EdasSILICIE permite monitorizar todo el proceso de comunicación con Hacienda, registrar cada proceso de envío, mejorar el control y posibilitar un importante ahorro de costes.

ZeroComa lanza la herramienta para presentar a la AEAT los Impuestos Especiales (SILICIE)

Las empresas vinculadas a la fabricación y comercialización de productos objeto de impuestos especiales tales como el tabaco, el alcohol o los hidrocarburos entre otros, deberán presentar en la sede electrónica de Hacienda el Suministro Inmediato de los Libros Contables, una normativa que será de obligado cumplimiento a partir de enero de 2020 y que las empresas sujetas podrán cumplir a través de EdasSILICIE, la herramienta desarrollada por ZeroComa.

De este modo, los titulares de los establecimientos afectados por esta normativa pueden cumplir con la ley, de acuerdo con el artículo 50 del Reglamento de Impuestos Especiales. En dicha normativa se especifica la obligación de las fábricas, depósitos y almacenes fiscales, depósitos de recepción y fábricas de vinagres, de presentar a través de este nuevo método, la contabilidad de “las materias primas necesarias” para obtener los productos objeto de impuestos especiales.

ZeroComa, compañía especializada en el desarrollo y comercialización de Soluciones para la Transformación Digital y cumplimiento normativo de las organizaciones, lanza al mercado EdasSILICIE, la primera aplicación específica para dar cumplimiento a esta nueva exigencia de Hacienda.

Se trata de una Solución complementaria a cualquier sistema de gestión y que permite automatizar por completo la transmisión de los Libros Contables a Hacienda y monitorizar todo el proceso de entrega para un adecuado control. La aplicación garantiza una conexión segura y directa con la Agencia Tributaria, recogiendo una traza completa del proceso e informando en tiempo real de los errores en la información o los problemas que se puedan producir durante el proceso para su inmediata corrección.

En dicha contabilidad se deberá reflejar “los procesos, movimientos y existencias” que afectan a tales productos y materias, “incluidas las diferencias que se pongan de manifiesto con ocasión de almacenamiento, fabricación, circulación” de forma que “se diferencien los diversos productos, epígrafes y regímenes fiscales”.

Esta nueva obligatoriedad supone un paso más hacia la digitalización de la Administración, que a día de hoy dispone de numerosos procedimientos digitales obligatorios para las empresas como la Facturación Electrónica o las Notificaciones Electrónicas, para los cuales ZeroComa también dispone de potentes y reconocidas soluciones liderando el mercado.

¿Cómo gestionar sin agobios las notificaciones electrónicas de las Administraciones Públicas?

La Administración Pública da un paso más en su camino hacia la total digitalización sustituyendo las tradicionales comunicaciones por correo postal por modernas notificaciones electrónicas que, siendo muy ventajosas y eficientes para quien las emite, son una fuente de preocupaciones y quebraderos de cabeza para los receptores de las mismas.

El enorme volumen de este tipo de notificaciones, su gran dispersión y el requerimiento del uso de certificado electrónico, hacen que este nuevo escenario sea complejo, inseguro y difícil de manejar por parte de las empresas destinatarias de las mismas, haciendo que a día de hoy derrochan energía y recursos en tratar de cumplir con sus obligaciones.

Por tanto, el contexto actual fuerza a que las empresas dispongan de una herramienta que centralice y recoja las notificaciones de una forma segura, sencilla y controlada. EdasNotificaciones es la Solución de ZeroComa capaz de cumplir con tales requisitos y satisfacer así las necesidades de las empresas.

La solución permite monitorizar los buzones electrónicos en los que los organismos públicos ponen a disposición de las empresas las Notificaciones, para que, sin depender del correo electrónico y sin mediación de terceros, se pueda controlar la llegada de nuevas notificaciones. “Con nuestra solución las empresas pueden descargar y distribuir las notificaciones en la organización, automatizando los procesos a través de flujos de trabajo y permitiendo: generar escritos, adjuntar documentos a la notificación, presentar documentos en el registro electrónico (REC), así como buscar y consultar las notificaciones en función del perfil de usuario”, explica ZeroComa.

EdasNotificaciones convierte realmente el problema de la gestión de las notificaciones electrónicas de la Administración Pública en un eficiente sistema de recogida, distribución, archivo y gestión, que aumenta notablemente la eficiencia de las organizaciones obteniendo de ello una importante ventaja competitiva

ZeroComa, proveedor de confianza de Factura Electrónica y SII del grupo HM Hospitales

Uno de los principales grupos sanitarios privados a nivel nacional, HM Hospitales, utiliza la tecnología de ZeroComa para dar cumplimiento a los nuevos requisitos legales en materia de facturación electrónica y de presentación de libros registro a Hacienda a través del Suministro Inmediato de Información (SII).

HM Hospitales, referente en el sector sanitario por su firme apuesta en la inversión tecnológica para una mejor atención al paciente, se apoya en ZeroComa para su transformación digital, por la calidad de los servicios que ofrece, su perfecta adecuación al funcionamiento de la organización y el cumplimiento legal de las mismas.

El grupo cuenta en la actualidad con más de 4.700 profesionales repartidos en todos sus centros: siete hospitales en la región madrileña, cinco en Galicia, dos en León, dos en Barcelona y cuatro centros monográficos de alta especialización en Oncología, Cardiología, Neurociencias y Fertilidad, además de 21 centros policlínicos.

Los productos que ZeroComa ofrece, se centran en conseguir una ágil adaptación de las organizaciones a la automatización de procesos y cumplimiento normativo, siendo avaladas por miles de clientes para su uso tanto en el sector público como en el privado.

¿Cómo gestionar gastos de empresa electrónicamente?

La gestión de los gastos de viaje o de cualquier otro gasto menor, propio de la actividad de una organización, siempre ha sido un proceso tedioso e incómodo. Los tickets y facturas que se reciben constantemente suponen un problema a lo largo del ciclo que transcurre desde que se generan hasta que se contabilizan y archivan, en un proceso que podría resumirse en los siguientes puntos:Conservación por el usuario de los distintos justificantes en formato papel hasta que se presentan en la empresa. En este paso del proceso es fácil que se traspapele alguno, o que el deterioro de los mismos los haga inservibles.

  • Entrega al responsable de la empresa.
  • Clasificación del gasto para que se incluya en la correspondiente cuenta contable (relaciones públicas, transporte, dietas, etc.).
  • Asignación al empleado que lo produjo y aprobación, si procede.
  • Contabilización del mismo.
  • Pago correspondiente, si el importe fue adelantado por quien lo originó.
  • Archivo y conservación obligatoria para la Agencia Tributaria con la problemática adicional que supone la rápida degradación de la tinta de los mismos.

Este farragoso proceso que se repite en todas las empresas, supone muchas horas de trabajo que se multiplican cuando una empresa tiene dedicados un número apreciable de personal que realiza este tipo de gastos.

Todo lo anteriormente expuesto se traduce en un alto coste para las organizaciones y una incomodidad para los usuarios que se podría reducir de forma drástica con Okticket, la aplicación móvil que ofrece ZeroComa. Esta herramienta facilita enormemente el proceso, automatizando las tareas y reduciendo radicalmente el tiempo dedicado a las mismas, siendo apta para cualquier tipo de organización.

La aplicación ofrecida por ZeroComa está homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para la Digitalización Certificada de justificantes por lo que, literalmente, se puede “hacer con el móvil una foto y tirar el ticket” ya que la captura realizada, que automáticamente se almacena en “La Nube”, tiene la misma validez que el ticket original en caso de una inspección.

Okticket además facilita el proceso de obtención de los “datos” incluidos en el ticket pues cuenta con la ayuda de un potente motor OCR que los captura automáticamente, almacenándolos en el lugar adecuado para la aprobación electrónica y su integración en el sistema de gestión contable de la empresa.

Con Okticket cualquier factura o ticket, hoja de kilometraje, etc… puede ser tratada con la aplicación y reducir su tiempo de procesamiento en más de un 90 %, sin riesgos ni problemas de organización, custodia o pérdida desde su origen hasta su archivo definitivo.

Esta solución permite el control total de las organizaciones sobre este tipo de gastos aplicando potentes filtros, definidos a medida para las distintas categorías de gasto y empleados con el objetivo de facilitar el seguimiento y aprobación por parte del Departamento Financiero. En cualquier momento, los responsables en la organización podrán conocer el gasto por empleado, en qué se ha realizado, en qué fecha, etc…, pudiendo aceptar o rechazar cualquier gasto presentado e informarlo instantáneamente al empleado, acortando al máximo el tiempo dedicado por cada organización a este proceso.

Como ventaja adicional, la empresa podrá conocer mejor los gastos que realiza y en qué proveedores, lo que le brinda la oportunidad de abrir negociaciones para mejorar los precios, obteniendo descuentos en aquellos en los que más consume (estaciones de servicio de carburante, restaurantes, viajes, parkings, transportes, …).