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El gigante del transporte marítimo Maersk, usuario de Factura Electrónica de ZeroComa

El Grupo A.P. Møller-Mærsk, a menudo escrito Moller-Maersk, es un conglomerado de negocios internacional que tiene actividades en varias áreas, principalmente en los sectores del transporte y la energía. La compañía es conocida como Mærsk (o internacionalmente Maersk) y es famosa por su gran negocio de transporte marítimo. Desde 1996 es la compañía de transporte marítimo de mercancías más grande del mundo.

Mærsk tiene su sede principal en Copenhague, Dinamarca, pero también tiene oficinas en más de 135 países. En 2011 el grupo tenía unos 117.000 empleados y ocupaba el puesto 154 en la lista Fortune Global 500.

Utiliza la solución EdasFacturas en las sedes de España, Portugal y Filipinas donde la solución toma parte en los procesos de generación de factura electrónica y firma los ficheros de factura generados y que finalmente se han de remitir a los clientes.

La Universidad Politécnica de Valencia (UPV) factura electrónicamente con el software de ZeroComa

La Universitat Politècnica de València o UPV es una universidad pública española con sede en Valencia. La UPV está organizada en 9 escuelas técnicas superiores, 2 facultades y 2 escuelas politécnicas superiores, que se encargan de organizar la docencia de 34 grados, y cuenta con 41 departamentos y 45 centros e institutos de investigación. En el 2010 ocupó el puesto número 336 en el ranking de las mejores universidades del mundo de la Universidad de Shanghái Jiao Tong, siendo la 6ª española y la 1ª politécnica española.

Dispone de la solución EdasFacturas para el tratamiento de alrededor de 200.000 facturas recibidas en papel al año. La solución está integrada con las herramientas de gestión de la universidad, lo que permite el intercambio de información y ficheros entre ambas plataformas, de manera que con un proceso de escaneo masivo se puede obtener de forma prácticamente desasistida toda la información de las facturas escaneadas para su archivo Digital Certificado, lo que le otorga completo valor legal ante la AEAT.

EdasFacturas es también la herramienta encargada de generar todas las facturas electrónicas de la organización. Las facturas son emitidas originalmente en hasta 7 sistemas de gestión ERP diferentes y EdasFacturas es la solución encargada de recibirlas, renumerarlas, convertirlas a electrónico, firmarlas, entregarlas y hacer un seguimiento del estado de tramitación de las mismas. Toda la información de interés para la organización, que es recogida por el sistema EdasFacturas, es traspasada para que pueda estar disponible y ser explotada en cada uno de los Sistemas de Gestión ERP que maneja la organización.

ZeroComa en el encuentro de CEOE sobre la FACTURA ELECTRÓNICA en España

Con motivo de la entrada en vigor de la Ley 25/2013 y debido al gran número de dudas surgidas entre los proveedores de la Administración General del Estado, de las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales sobre la situación real de estas administraciones y su disponibilidad para recibir electrónicamente las facturas como establece dicha Ley, ANEI como miembro del Grupo de Trabajo de Facturación Electrónica de CEOE ha promovido una Jornada con objeto de ayudar a despejar las inquietudes existentes en la aplicación de la Ley y sus normas de desarrollo.

El acto se estructuró en dos partes. En la primera de ellas, intervino D. José María Sobrino, Subdirector General de Aplicaciones de Contabilidad y Control de la Intervención General de la Administración General del Estado y representantes del mundo empresarial que expusieron aspectos como los antecedentes de la factura electrónica, la situación actual de los distintos niveles administrativos y su nivel de implementación en el ámbito territorial, etc.
José Mª Sobrino describió los aspectos legales y normativos de obligado cumplimiento desde el punto de vista de las AAPP. También, brevemente explicó el esfuerzo que se ha venido realizando para difundir este nuevo procedimiento de trabajo dentro de la Administración General del Estado y destacó que aún queda mucho por hacer.

Alejandro Allende, representante de la Comisión de Factura electrónica de ANEI, expuso de forma clara y sencilla las diferencias de requisitos y funcionalidades existentes entre los puntos de entrada de facturas de las CCAA no adheridas a FACe y FACe propiamente dicho.

La segunda parte del acto se dedicó al turno de Ruegos y Preguntas que duró 1 hora y media dado el alto nivel de preocupación, incertidumbre y confusión existente entre los proveedores de las AAPP.

De las cuestiones que se expusieron, las más relevantes por influir a todos los proveedores, son las siguientes:

  • Necesidad de homogeneizar los requisitos exigidos por las AA.PP. en términos de aspectos técnicos, de codificación o de información contenida en la factura electrónica, dado que en función del punto de entrada pueden variar dichos requerimientos (distintos códigos identificativos y aceptación de los mismos, aportación de documentación complementaria, etc.).
  • Interoperabilidad entre los puntos de entrada. Se concluyó que era conveniente que todos los puntos de entrada interactuaran para hacer más sencilla la fase de entrega de facturas, ya que a partir de 2017 hay que efectuar la adaptación de los sistemas a la Directiva Comunitaria que regulará el esquema único europeo.
  • Rectificación de facturas electrónicas y tratamiento de errores: se manifiesta la necesidad de que los errores se cataloguen con objeto de poder hacer un tratamiento automatizado de los mismos.
  • Resolución de problemas de accesibilidad a los códigos DIR3 por parte de las empresas (disponibles en FACe o en otros puntos de entrada)
  • Se demanda un interlocutor único que busque solución y responda a los problemas que se detectan a cualquier nivel administrativo (AGE, CCAA y EELL)

Finalmente, se preguntó qué iba a pasar con:

  • Facturas presentadas desde el 15 de enero y que no se ajustan a los requerimientos establecidos en la normativa (por ejemplo, en papel u otros formatos distintos a Facturae), debido a que ciertas AA.PP aún se encuentran en proceso de adaptación a la obligatoriedad establecida en la normativa.
  • La entrega de facturas electrónicas y las divergencias entre diversas AA.PP. en cuanto a la anotación de las Facturas en el Registro Contable de Facturas, ¿podrían afectar de forma significativa a la determinación del Periodo Medio de Pago (PMP)?
  • Tratamiento de extensiones de Facturae según los sectores de actividad; se confirma por la IGAE que no se contemplarán hasta que se regulen por normas específicas.

El representante de la AGE manifestó que la Ley es clara y las AAPP han de cumplirla. Pero con objeto de buscar respuesta a los temas planteados, tomó nota de todo lo que se expuso en el turno de ruegos y preguntas para trasladarlos a quien proceda y que, desde la Administración, se busque solución a los problemas que van surgiendo a medida que avanza el proyecto.

10 razones por las que emitir Factura Electrónica

¿Por qué es aconsejable que las empresas y autónomos emitan factura electrónica?

Diez razones:

  1. Porque la Ley 25/2013 obliga a partir del 15 de enero de 2015 a que todos los proveedores de las AAPP emitan facturas electrónicas “Facturae”.
  2. Porque el uso de factura electrónica garantiza su inclusión en el registro contable de las AAPP lo que permitirá reducir la morosidad y acelerar el cobro.
  3. Porque la factura electrónica se puede integrar con los sistemas de información automatizando procesos que, sin la factura electrónica, han de hacerse manualmente (archivo de facturas, contabilidad, envío, etc.), lo que ahorra tiempo y dinero.
  4. Porque la factura electrónica optimiza el trabajo diario de la empresa, facilita la localización inmediata de facturas y sus documentos relacionados, permite su reenvío siempre que sea necesario, informes, calculos, etc…, lo que ahorra tiempo y dinero.
  5. Porque los clientes, aunque no lo digan, irán escogiendo proveedores que puedan remitir factura electrónica por los beneficios que les supone y eliminando al resto.
  6. Porque utilizar facturas electrónicas permite, prescindir del archivo físico, ahorrar en papel y espacio protegiendo además el medio ambiente.
  7. Por la reducción de costes financieros de las facturas emitidas electrónicamente, pues su entrega de forma inmediata reduce el plazo del pago de la misma.
  8. Por la eliminación de conflictos con los proveedores al identificarse inmediatamente los errores o diferencias y resolverse rápidamente.
  9. Porque las “Empresas de especial trascendencia económica” como son los proveedores de servicios de comunicación, luz, gas, Petroleos, Aerolíneas, etc.. .. están obligadas a emitir factura electrónica a todo el que se lo pida
  10. Porque permite una gran movilidad también en los procesos de facturación, algo que era hasta ahora inalcanzable.

La Realidad de la factura electrónica

Juan José Segura Andueza, ex responsable de facturación electrónica y digitalización certificada del Departamento Informático de la Agencia Tributaria, asegura en la entrevista realizada por la revista EJECUTIVOS, “ con la factura electrónica ocurrirá lo mismo que con el correo electrónico; en sus inicios nos sonaba a algo remoto, y para unos pocos iniciados. Hoy son muy pocos los que trabajan sin correo electrónico…los suicidas.”

La factura electrónica ha comenzado a incidir en el tejido empresarial, y sin lugar a dudas, va a tener una enorme trascendencia, pero no sólo a nivel empresarial, sino también a nivel administrativo y de servicios en general.

Actualmente los expertos en factura electrónica en Europa están trabajando en un esquema único para favorecer un mercado único, que en cuanto esté aprobado y publicado, será adoptado por todos los estados miembros de la Unión Europea, entre los que se encuentra España.

Leer entrevista.

Plan Internet – Produce: Taller de Factura Electrónica

El pasado 24 de Junio tuvo lugar un nuevo Taller sobre Factura Electrónica de la mano de ZeroComa, continuando con la labor formativa que viene desarrollando desde principios de este año con el Plan Internet-Produce del Ayuntamiento de Madrid.

El objeto de este Taller, consistió en proporcionar los conocimientos y el asesoramiento necesarios a los asistentes, para incrementar el éxito empresarial de sus negocios a través de la facturación electrónica y la gestión digital de facturas en general y de esta manera tratar de reducir la brecha digital entre las grandes empresas y las PYMES y autónomos.

En esta sesión teórico-práctica, se han tratado temas en materia de factura electrónica, firma electrónica y certificación digital, incluyendo una demostración práctica de la aplicación EdasFacturas, la solución de Facturación Electrónica y Digitalización Certificada que permite crear y gestionar las facturas en formato electrónico, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero.

Factura Electrónica, la gran oportunidad.

Por Andrés Allende, Presidente de ZeroComa

Se trata de “echar toda la carne en el asador” para aprovechar la gran oportunidad que nos brinda la nueva normativa y conseguir cuanto antes, un cambio que beneficia de forma muy importante a toda la sociedad”.

Mucho se ha comentado ya desde distintos foros, sobre las ventajas y ahorros que se producen cuando se emiten, reciben, conservan y gestionan digitalmente las facturas sustituyendo el papel.

No se pretende por tanto en este artículo insistir en evaluar pormenorizadamente los ahorros e incremento de productividad que se puede obtener con dicho cambio en cada uno de los distintos pasos que intervienen en el proceso burocrático de la emisión, recepción y conservación de una factura. Un breve resumen de dichos pasos y la mera aplicación del sentido común, bastarán para que cualquier profano comprenda que los ahorros que se producen son evidentes y muy importantes. Veamos a modo de resumen:

En la emisión de facturas en papel existen gastos derivados del papel, la impresión (tóner), el sobre, el sello y la manipulación.

  • En la recepción se originan gastos de distribución interna, manipulación en la apertura de sobres, realización de fotocopia/s (en muchos casos), recorrido de la factura por el circuito de aprobación para su pago, realización del asiento contable, archivo físico del original.
  • En la conservación se incurre en costes por el espacio ocupado por el archivo físico (metros cuadrados), por los armarios y archivadores, por las carpetas y subcarpetas, por la búsqueda recurrente de facturas, por el tiempo empleado en el rearchivo de las mismas.

Según los últimos estudios realizados en la Comunidad Europea existen otros costes ocultos en el proceso de facturación y cobro/pago de las facturas que no se reconocen a primera vista y que se reducirían notablemente con la sustitución de la factura en papel por la electrónica como:

  • Reducción de los costes de ventas y de administración (por ejemplo, menos investigación en caso de disputas).
  • Reducción de los intereses de la deuda de clientes.
  • Eficiencia en los sistemas de información y en los procesos de operaciones.
  • Reducción en los cargos de pago.
  • Menos peticiones de los clientes de copias de las facturas perdidas.
  • Menor esfuerzo en la reclamación del pago (típicamente 10-15% del volumen de la factura).
  • Validación de datos en tiempo real por parte del cliente con rechazo inmediato de las facturas no válidas y la posibilidad de volver a enviar una correcta rápidamente.
  • Envío automatizado de datos para el cobro de remesas.

Resumiendo, los datos que aportan los estudios sobre “el análisis de costes de las Pymes” asignan un ahorro con la gestión digital de las facturas que supera con creces los 5 € por cada una. <

Según datos estimados por la administración, actualmente en España se realizan más de 6.000.000.000 de facturas anuales (seis mil millones). Si se multiplica el número de facturas por el ahorro posible de cada una, incluso tomando sólo 5 €, resulta un ahorro anual de 30.000.000.000 € (treinta mil millones de €).

Está claro que si en España todos fuéramos “digitales” en el ámbito de las facturas, gastaríamos treinta mil millones de euros menos que ahora. Y esto cada año.

Es por tanto evidente que la sustitución de las facturas en papel por las electrónicas puede influir drásticamente en la productividad y por ende en la competitividad del tejido empresarial español, tan necesaria para la creación de empleo.

Siendo conscientes de dicha realidad, es imprescindible y más en la actual situación de crisis, que todos colaboremos a dar este paso tan beneficioso para el conjunto de la sociedad y que pongamos todos los medios para acortar el período de transición hacia la factura electrónica.

Desde muchas instancias y colectivos se puede contribuir a impulsar este proceso tecnológico, pero me gustaría señalar cuatro que por su papel en la sociedad están, a mi modo de ver, especialmente capacitadas por su poder y capacidad de prescripción.

  • La Administración
  • Las Grandes Empresas
  • Las Asociaciones Empresariales
  • Las Asesorías y Gestorías

1-La Administración.

Su natural interés por el bien común, por la productividad y competitividad del tejido empresarial español junto con su capacidad normativa y posibilidades financieras, son las razones que la colocan como el agente tractor mas importante en el proceso de cambio.

Su posibilidad de promover leyes orientadas hacia la factura electrónica es absolutamente fundamental y ha sido el inicio de todo el proceso. Hay que reconocer la importante labor que en este sentido se ha realizado y que debe continuar “sin parar” hasta vencer todos los obstáculos que en el aspecto normativo se puedan presentar.

Además de leyes “que permiten”, se han promovido otras “que obligan” y así se han establecido unos plazos –que deben cumplirse- para que, de manera obligatoria, las empresas que facturen a la Administración lo hagan en formato electrónico.

Todo esto está muy bien pero la Administración puede y debe contribuir también en otros campos para actuar como tractora en la realización de este proceso de cambio tan beneficioso. Así debería:

  • Realizar un plan con calendario para la realización del proceso de cambio, con el objetivo de sustituir a corto, al menos el 80 % de las facturas emitidas en papel por electrónicas – es difícil asumir el 100 % sin una ley de “Apagón” que quizá haya que considerar-.
  • Informar a todas las instancias judiciales e instituciones para que todos admitan la factura electrónica en lugar de la de papel sin ningún género de duda.
  • Promover importantes campañas de marketing para informar al tejido empresarial de las ventajas y ahorros de la factura electrónica.
  • Facilitar subvenciones continuadas para que las pymes y autónomos adquieran la tecnología que permita la incorporación de la factura electrónica.
  • Incentivar y motivar a los agentes y colectivos implicados en el proceso.
  • Establecer un seguimiento constante para ver si se cumplen los hitos y el calendario establecido, con objeto de realizar las acciones oportunas.

Sin duda unas medidas como las propuestas cuestan dinero, pero muy poco en comparación con lo que se obtiene como retorno.

2-Las Grandes Empresas.

El interés de las grandes empresas en promover la factura electrónica se justifica por los beneficios que obtienen inmediatamente tanto en la emisión, como en la recepción y archivo de las facturas. – al margen de su responsabilidad, por el beneficio general que se produce-

Es por tanto misión de la gran empresa tratar de convencer a sus proveedores para que les remitan facturas en formato electrónico. Deberán para esto, informar de las ventajas que para todos se derivan y utilizar el ascendiente y capacidad de prescripción que suele tenerse con los proveedores.

Sería lógico y justo “primar” de alguna manera – sobre todo a los proveedores pequeños- el esfuerzo que inicialmente dicho cambio requiere y que no sería más que transferir un poco y durante cierto tiempo, del beneficio obtenido por recibir la factura electrónica.

También deben utilizar toda su capacidad e imaginación para convencer a sus clientes de que se “dejen” facturar electrónicamente.

3-Las Asociaciones Empresariales. Las asociaciones empresariales y por extensión los colegios profesionales y colectivos que aglutinan a los autónomos, pueden desempeñar un papel muy importante en la promoción del cambio hacia la factura electrónica.

Su objetivo consiste en defender los intereses de sus representados por lo que informar y promover aquello que les beneficia entra de lleno en el mismo.

Su relación con las empresas y profesionales vinculados constituye un claro canal de comunicación para facilitar la información de los ahorros y ventajas de la factura electrónica.

4-Las Asesorías y Gestorías.

Las asesorías tienen sin duda un ascendiente privilegiado sobre sus clientes y ellas mismas obtendrían también grandes ventajas interactuando digitalmente con sus clientes.

El “cuello de botella” que se origina al final de cada mes con la afluencia de todas las facturas de todos sus clientes se vería notablemente reducido con la posibilidad de enviar, por Internet y sin coste, las facturas cada semana.

Además, la factura electrónica elimina los errores manuales de transcripción de datos y facilita los automatismos en la realización de asientos contables lo que proporciona un gran ahorro de tiempo en labores mecánicas de “picado de datos”, brindando la posibilidad de incrementar el asesoramiento a sus clientes y aumentar el valor añadido de la relación.

La cercanía de las asesorías con pymes y autónomos las convierten en una plataforma idónea para convencer al colectivo empresarial “más complicado” -por su número, tamaño y medios que disponen- de las ventajas de la factura electrónica.

Creo que la Administración debería dotar con incentivos especiales a este colectivo de asesorías y gestorías y encomendarles un papel protagonista en este proceso. Sin duda se avanzaría mucho más deprisa.

En definitiva, se trata de “echar toda la carne en el asador” para aprovechar la gran oportunidad que nos brinda la nueva normativa y conseguir, cuanto antes, un cambio que beneficia de forma muy importante a toda la sociedad.