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Madrileña Red de Gas utiliza la tecnología de ZeroComa para cumplir con SILICIE

Madrileña Red de Gas, tercera compañía de distribución de gas en España, utiliza la Solución EdasSILICIE de ZeroComa para realizar el Suministro Inmediato de los Libros Contables de los Impuestos Especiales, a que está obligada como distribuidora de productos derivados de los hidrocarburos.

Madrileña Red de Gas distribuye gas en 59 municipios de la región madrileña, incluido Madrid capital, donde opera en cinco distritos, sumando más de 912.670 puntos de suministro. Esta compañía dispone de una red de distribución independiente del resto eslabones de la cadena de valor del gas, constituyendo un ejemplo muy destacado en la separación de redes y comercialización, en el mercado energético nacional.

Su actividad centrada en la distribución de hidrocarburos hace que esté dentro del ámbito de aplicación de la obligación del Suministro Inmediato de Información de los Impuestos Especiales (SILICIE) razón por la cual seleccionó hace ya más de un año a ZeroComa como proveedor y su producto EdasSILICIE como herramienta, para dar cumplimiento a esta nueva obligación fiscal. La solución es utilizada para recibir y procesar la información sobre la actividad de distribución de la organización, generando los registros en los formatos exigidos por Hacienda para el cumplimiento de esta obligación y realizando posteriormente y de forma masiva y automática la presentación de la información en la Sede Electrónica de la AEAT.

La solución de ZeroComa fue la elegida entre las soluciones que la compañía analizó, por su sencillez de manejo, robustez y estabilidad.

ZeroComa avanza con paso firme despuntando en el competitivo mundo de los fabricantes de tecnología de automatización de procesos y cumplimiento normativo, gracias a la calidad de sus soluciones. Sus aplicaciones Edas de facturación electrónica, gestión de notificaciones electrónicas de las AA.PP, gestión de gastos y facturas de proveedores o digitalización de documentos con valor legal, han dado ya respuesta a las necesidades de miles de empresas.

Las aplicaciones de ZeroComa, perfectamente integradas en ‘Windows 11’

Las aplicaciones de ZeroComa han sido ya probadas con la última versión del sistema operativo Windows 11, que se lanzó el pasado mes de octubre, habiéndose acreditado su perfecto funcionamiento en dicho entorno.

Aunque la estrategia comercial de ZeroComa está orientada a ofrecer sus soluciones en la Nube y por lo tanto esto las hace independientes del Sistema Operativo del equipo desde el que se accede, prácticamente todas existen también en versión On Premise, que sí requieren instalación y, por tanto, necesitan ser compatibles con la nueva versión. En las pruebas realizadas se ha verificado que las soluciones de Factura Electrónica, gestión automática de Notificaciones Electrónicas, digitalización certificada de documentos o firma electrónica entre otros, pueden ser utilizadas sin problemas en equipos que dispongan de Windows 11.

Los usuarios de Windows 10 que hayan sido actualizados a Windows 11 de forma gratuita a través de Windows Update, y sean además usuarios de ZeroComa, no requerirán soporte o ayuda técnica pues las aplicaciones seguirán realizando sus funciones con normalidad.

La tecnología de ZeroComa es cada día más demandada por su sencillez y potencia, y por poder garantizar el cumplimiento de los requisitos legales que las Administraciones exigen a las empresas en este nuevo contexto “digital” en el que desarrollan su actividad. ZeroComa sigue anticipándose a las necesidades del mercado convirtiéndose en el mejor aliado de cualquier organización para realizar la transformación digital de sus procesos de una forma segura y legal.

Vuelven los viajes profesionales, ¿por qué deberías automatizar la gestión de los gastos de empresa?

Vuelven los viajes a las empresas y con ello, las dietas, los traslados, y todo gasto vinculado a la empresa. Pero ¿sabes que existe una forma automática de gestionar todos los gastos profesionales de tus empleados? Si llevas la contabilidad o la administración de una pequeña o mediana empresa, despídete de los tickets en papel, de los encuentros con los empleados para que justifiquen sus gastos y de una infinidad de protocolos que no hacen más que alargar un proceso que acaba siendo tedioso por ambas partes.

Empieza a controlar, gestionar y validar los gastos de los trabajadores de tu empresa con una aplicación móvil y de escritorio. Desde una interfaz intuitiva y ordenada podrás visualizar todos los tickets vinculados al gasto profesional de un trabajador y reportarle en tiempo real del estado del gasto (validado o rechazado).

El proceso comienza con la captura con el móvil del ticket de un determinado gasto, supongamos que se trata de una comida con un cliente por un importe de 140€. El trabajador sube la foto a la aplicación para que, desde ahí, la tecnología OCR empiece a volcar los datos (tipo de gasto, importe, IVA…). A partir de ahí, todo queda almacenado en la Nube y el proceso pasa a ser completamente digital.

¿Por qué toda pyme debería automatizar la gestión de los gastos de empresa con la aplicación de gestión de gastos profesionales de ZeroComa? A continuación, explicamos las ventajas de utilizar esta aplicación:

  • Di adiós a los tensos encuentros con los trabajadores justificando sus gastos, y también a la posibilidad de que los tickets se vuelvan inelegibles o se extravíen. 
  • Los tickets, desde su captura con cualquier móvil con cámara, quedan automáticamente almacenados en la Nube. Ahí se puede iniciar el proceso de validación o consultar el gasto y su estado en cualquier momento.
  • Acceso a la información en tiempo real.
  • Los tickets y las hojas de gasto quedan guardados en un entorno Cloud seguro de cara a futuras inspecciones.
  • Agilidad en la transmisión de la información que conlleva ahorro de tiempo.
  • Reducción del margen de error provocado por el proceso manual.
  • Esta herramienta digital está actualizada al momento con la última normativa referente a impuestos y obligaciones fiscales. El contable o administrador no tendrá que consultar el contexto actual ya que Okticket cuenta con la homologación de la Agencia Tributaria y, por tanto, un ticket digitalizado en esta herramienta adquiere la misma validez legal que el original en papel.
  • Elimina el papel. El uso de Okticket permite la existencia de oficinas libres de espacio y polvo generado por el papel.

¡Cómo tener éxito acometiendo la transformación digital en tu empresa!

Después de mucho tiempo por fin desde las instituciones del Estado y en todo el tejido empresarial español se ha tomado conciencia de la importancia de la digitalización de procesos y prueba de ello son los fondos que desde Europa van a llegar a España para ser aplicados a inversiones orientadas a conseguir el cambio de los procedimientos que hasta ahora se venían haciendo de forma manual y utilizando principalmente papel. 

Por otra parte, en España las empresas tecnológicas llevan mucho tiempo invirtiendo en el desarrollo de herramientas de trabajo colaborativo, aplicaciones de automatización de procesos, diseño de Web y sistemas de difusión y venta de los productos y servicios que las empresas usuarias ofrecen,  explotación de la información en la nube, … Gracias a todo esto, las empresas españolas van a poder incorporar las nuevas tecnologías sin mucho esfuerzo, porque una de las grandes aportaciones de los diseñadores TIC es la sencillez de uso de sus productos y aplicaciones al comprender que hay que evitar el rechazo al cambio y los usuarios no tienen tiempo de formarse en procedimientos nuevos complejos.

La tecnología es capaz de ofrecer soluciones a la comunicación y gestión interna de una empresa (programas de gestión automática de gastos profesionales o uso de plataformas para la realización de reuniones, almacenamiento de archivos, etc) y a la comunicación y gestión con colaboradores, clientes, proveedores, es decir, con otras empresas (presentación de ofertas, gestión de pedidos, factura electrónica, control de pagos) o con la Administración Pública (factura electrónica, conocimiento del estado de tramitación y de aprobación del pago, gestión automática de notificaciones y requerimientos oficiales o gestión de impuestos, entre otros).

Algunos de los aspectos principales en el proceso de transformación digital que hay que tener en cuenta para asegurar el éxito del cambio, son:

1. La Transformación Digital ha de tener en cuenta que es imprescindible elegir infraestructuras sólidas e independientes y herramientas o aplicaciones de reconocida calidad. Hay que invertir en tecnología punta y tener en cuenta la solvencia de los proveedores de manera que se garantice el soporte y su evolución a lo largo del tiempo y a nuevas demandas del mercado.

2. La Administración está regulando el diseño de las diferentes soluciones para impedir que se puedan “hacer trampas” consiguiendo además reducir el fraude fiscal y contable.  Por su parte, los usuarios que cumplan con lo exigido por la Administración, eliminarán las posibilidades de ser sancionado. En determinados procesos como la transformación de los documentos en papel a formato electrónico, la digitalización certificada de facturas, documentos sustitutivos y otros documentos, ha sido descrita por la Agencia Estatal de Administración Tributaria en el RD 1496/2007 y una posterior Resolución de 24 de octubre que regula el procedimiento de transformación para garantizar la integridad y la autoría de las actuaciones aportando a los usuarios la seguridad de que lo que se hace cumple con los requisitos marcados. En definitiva, las aplicaciones o soluciones tienen que estar diseñadas para responder no solo tecnológicamente a lo que demanda el mercado, también es imprescindible que cumplan con los requerimientos de la normativa actualen materia fiscal y si procede, deberán estar certificadas.

3. La tecnología Cloudreduce drásticamente el riesgo de pérdida de información y disminuye el error en la gestión de documentos. Los programas de software y aplicaciones para ser utilizadas en la nube, ofrecen flexibilidad, versatilidad y escalabilidad. La Nube proporciona a los usuarios accesibilidad y seguridad al mismo tiempo. Combinada con la inteligencia artificial y el machine learning, el software en la Nube tiene gran capacidad de desarrollo y ofrece a las pymes nuevas actualizaciones y mejoras que van dando respuesta a nuevas necesidades.

4. Eliminar el papel.Una de las ventajas de la digitalización de los procesos empresariales es que toda documentación ha de estar en formato digital y, por lo tanto, se pueden eliminar ingentes cantidades de papel que ocupan mucho espacio, impiden garantizar el control de acceso y asegurar su confidencialidad y atrae polvo. La tecnología almacena y centraliza la información en un lugar seguro permite que sea consultada en cualquier momento de forma ágil, y agiliza las tareas de búsqueda en actuaciones de inspección de Hacienda, en auditorías, en justificación de ayudas institucionales, …

5. Disponer de soluciones que permitan aumentar la automatización de los procesos en áreas estratégicas de las organizaciones. La digitalización de procesos sólo es real si va a día de hoy de la mano de la automatización. Ejemplo de automatización es la orquestación de los trabajos de tramitación y aprobación de ciertos documentos mediante un gestor de procesos, haciendo que los trabajadores sepan cuándo tienen que hacer algo y qué es lo que tienen que hacer en ese momento concreto en el que les toca intervenir. Esta metodología de trabajo es aplicada en las soluciones de ZeroComa orientadas a: gestión de Notificaciones/Comunicaciones electrónicas remitidas por las Administraciones Públicas, aprobación de una factura, de un gasto, etc. Gracias a la automatización de procesos, el personal de una empresa podrá dedicar mucho más tiempo a tareas de más valor añadido. 

Las Soluciones de ZeroComa están orientadas a obtener un máximo aprovechamiento en el proceso de digitalización de una organización. La potencia, sencillez y perfecta adecuación de nuestras Soluciones en grandes y pequeñas empresas hacen que nuestra tecnología sea líder en su segmento.  

Consulta las más de 10 Soluciones digitales que hemos diseñado.

Cómo deshacerte de la documentación física de tu empresa cumpliendo con la Ley

  • El software de Digitalización Certificada permite que los documentos escaneados adquieran completa validez legal ante Hacienda.

¿No sabes cómo lidiar con las ingentes cantidades de papel de tu empresa? La acumulación de documentación física es uno de los grandes problemas que presenta una compañía a la hora de organizarse administrativamente y rendir cuentas ante inspecciones de Hacienda.

Deshacerse del formato físico en papel no implica ningún riesgo, siempre y cuando se digitalice antes. Es imprescindible renovar las metodologías con las que siempre se han operado en las empresas para adaptarlas a nuevos procesos, más eficientes y seguros de cara a su conservación y archivo a largo plazo. Para ello se hace imprescindible un programa de digitalización certificada homologado por las autoridades tributarias, lo que garantiza que el documento resultante adquiera, a efectos legales, completa validez e integridad.

ZeroComa dispone de una Solución con tal atributo, pero con complementos tecnológicos añadidos al proceso. La digitalización garantiza la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento y posee controles para revisar el cumplimiento de cada uno de los procedimientos en el proceso digitalizador. El escaneo puede realizarse masivamente con tratamiento OCR y a velocidades (según el escáner) de más de 200 páginas por minuto.

Sin interrumpir o entorpecer la estructura de una organización, la Solución es compatible con todos los escáneres TWAIN del mercado y, para certificar el consentimiento de los sujetos implicados en la gestión, dispone de herramientas de firma electrónica homologadas también por la AEAT.

Tras el proceso el usuario puede consultar, si se trata de facturas, una visión detallada de los estados de ingresos y gastos de empresa y elaboración del Libro Registro de IVA.

Gestión de gastos profesionales en Microsoft Dynamics de la mano de ZeroComa y Axazure

Axazure, empresa especializada en Microsoft Dynamics 365 y Power Platform, ha homologado en Hacienda (AEAT) una solución para la gestión de gastos profesionales, gracias a la tecnología de Digitalización certificada de ZeroComa.

365 Agile Expenses es el nombre de la solución homologada y se sustenta enteramente sobre tecnología nativa de Microsoft y ZeroComa para cumplir con los requisitos exigidos por Hacienda para este proceso. ZeroComa aporta el proceso de certificación de los gastos permitiendo su desmaterialización y la eliminación del archivo físico de los mismos.

Con 365 Agile Expenses, la gestión de los gastos relacionados con el trabajo de los empleados (dietas, viajes, traslados, etc) puede realizarse enteramente en movilidad, utilizando la cámara de un dispositivo móvil, en las empresas usuarias de la tecnología Microsoft Dynamics. Las imágenes resultantes del proceso adquieren completa validez fiscal y legal al haber sido homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Este sistema posibilita también el envío y aprobación del gasto por la organización de forma sencilla.

Gracias al módulo EdasFacturas de ZeroComa, Axazure puede ofrecer una Solución ágil y sencilla a las empresas con tecnología Microsoft Dynamics.

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Deducciones fiscales por implantar TicketBAI antes de su entrada en vigor

  • TicketBAI, el nuevo método de facturación del País Vasco, será obligatorio durante el año 2022 en Guipúzcoa. Vizcaya prorroga su implantación obligatoria al 2024.
  • Las empresas que implanten TicketBAI antes del periodo obligatorio podrán deducirse del IRPF o IS entre un 30 y 60% de la cuota.

Las Diputaciones Forales de Vizcaya y Guipúzcoa aplicarán un incentivo de 30-60% respectivamente sobre el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF), el Impuesto de la Renta de no residentes y el Impuesto de Sociedades a todos los negocios que se acojan al periodo voluntario de implantación de TicketBAI.

De este modo, se concederá una bonificación para sufragar los gastos e inversiones en los que incurra un negocio para la implantación del sistema TicketBAI (compra de software de firma electrónica dotado de los requisitos necesarios para el cumplimiento de esta nueva normativa, adquisición e instalación de equipos y terminales, cajas registradoras o TPVs, etc).

El Gobierno foral guipuzcoano aseguró que la aplicación de este incentivo se realizará en esta ciudad si el negocio ha iniciado su facturación a través de este sistema hasta un mes antes de su entrada en vigor, y por tanto dentro del periodo de adaptación voluntaria. La obligación de la utilización de TicketBAI entrará en vigor a partir del próximo año 2022.

TicketBAI consiste en informar en tiempo real a la Hacienda foral correspondiente de los ingresos que factura un negocio ya sea pyme, gran empresa o autónomo. Por cada factura que emita un negocio, esta se enviará automáticamente a Hacienda a través de un software que cumpla con los requisitos establecidos. La nueva metodología no solo facilita y agiliza la comunicación de las empresas con la Administración, también persigue luchar contra el fraude fiscal y la economía sumergida.

ZeroComa, compañía especializada en la transformación digital de las empresas, es uno de los principales proveedores de software para el Suministro Inmediato de Información homologado tanto por la AEAT como por las Haciendas forales y cuenta, entre sus numerosas soluciones, con EdasTBAI-BATUZ, una herramienta que proporciona todo lo necesario para dar cumplimiento a las nuevas obligaciones que exige el proyecto TicketBAI – BATUZ, desde un entorno sencillo y completamente seguro.    

Todo lo que hay que saber de TicketBAI, el nuevo sistema de facturación vasco

  • El ticket o factura deberá contener, entre otros, un código QR y una firma electrónica.
  • TicketBAI registrará en tiempo real los ingresos de toda actividad económica para facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y evitar el fraude fiscal y la economía sumergida.
  • Todas las diputaciones irán adaptando sus sistemas de facturación a TBAI de forma progresiva, pero Álava será la primera en hacerlo obligatorio.

Si llevas una pyme, gran empresa o eres autónomo, persona física o jurídica, realizas una actividad económica y tienes tu sede social en el País Vasco, esta noticia es de tu interés. A partir de enero de 2022 las Haciendas Forales de Guipúzcoa y Álava, y a partir del 2024 en Vizcaya, obligarán a los negocios implementar TicketBAI, un nuevo sistema de facturación con nuevos requisitos técnicos y legales. Para ello las empresas deberán disponer de un software que cumpla con los requerimientos de la nueva normativa. Pero, ¿en qué consiste exactamente este método? A continuación, detallamos algunos de los aspectos más importantes que deberías conocer:

¿Quiénes tienen que adaptar TicketBAI?

Todas las personas o empresas con sede social en el País Vasco que realicen actividades económicas, independientemente de su tamaño, sector y volumen de operaciones.

¿En qué consiste TicketBAI?

Para cumplir con este procedimiento, los sujetos obligados deberán utilizar un software “garante” certificado por las Haciendas de Vizcaya, Guipúzcoa y Álava. Por tanto, cualquier forma en la que los negocios emitan facturas (ordenadores, cajas registradoras, TPVs, aplicaciones, etc) deberá realizarse con un software adscrito a TicketBAI.

Los tickets o facturas expedidas deberán incluir una firma electrónica, un código QR que recopile toda la información e identifique a su emisor, un identificador o ID TBAI que garantice su autenticidad y la encadene con la factura anterior, una huella que identifique el dispositivo, el programa utilizado y su versión, entre otros.

La Hacienda Foral determinará la forma y plazos en los que se envíe la factura. La facturación con TicketBAI garantiza registros íntegros, trazables e inviolables. Además, el sistema custodia toda la información enviada.

¿Qué objetivos persigue TicketBAI?

El objetivo de este sistema de facturación es facilitar a las empresas el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, controlar los ingresos que perciben en tiempo real, los pagos que realizan en efectivo y evitar el fraude fiscal.

También persigue la digitalización de los procesos empresariales y una ágil relación con las Administraciones Públicas.

Fechas de implantación por provincias

Este nuevo método de facturación ha ido progresivamente implantándose en las provincias vascas desde el año 2020 pero que, a causa del COVID-19, ha ido retrasando su entrada en vigor.

VIZCAYA.

  • Octubre de 2020: los sistemas de facturación empezaron a implementar TBAI en todo aquel negocio que quisiera hacerlo de forma voluntaria.
  • Enero de 2024: todos sujetos obligados deberán estar preparados técnicamente.

GUIPÚZCOA.

  • Enero de 2021: las empresas de esta provincia empezar a implantar TBAI de forma voluntaria.
  • A finales de 2022: todas las empresas deberán tener sus sistemas de facturación adaptados a TBAI.

ÁLAVA.

  • Abril de 2021: las empresas del sector de la asesoría fiscal irán implementando TBAI obligatoriamente.
  • Enero de 2022: entrará en vigor TBAI de forma obligatoria para el resto de empresas alavesas, con lo que dicha provincia será la primera en cumplir con TicketBAI en la totalidad de sus negocios.

ZeroComa firma un acuerdo con SAGE para ofrecer a despachos y asesorías EdasNotificaciones

ZeroComa ha firmado un acuerdo con Sage para ofrecer a los despachos profesionales EdasNotificaciones, la solución más completa para la gestión de las notificaciones electrónicas de las Administraciones públicas.

Gracias a este acuerdo y al esfuerzo realizado por Sage y ZeroComa, especialista en el desarrollo de soluciones cuyo objeto es permitir el cumplimiento de las nuevas exigencias de las Administraciones públicas y promover la automatización de procesos, los despachos profesionales podrán disponer de todas las funcionalidades de EdasNotificaciones dentro de la propia interfaz de Sage Despachos Connected. De este modo, no será necesario que el usuario salga de su entorno natural de trabajo para la gestión de las notificaciones electrónicas de las Administraciones públicas.

EdasNotificaciones centra su funcionalidad en la automatización de la vigilancia de sedes electrónicas para controlar la aparición de nuevas notificaciones, la descarga masiva de estas y su reconocimiento OCR para la realización de una catalogación automática. Todo esto permitirá su búsqueda y acceso posterior, que facilitará las tareas de gestión y cumplimiento de las obligaciones que se derivan de la recepción de este tipo de comunicados.

Con más de diez años de experiencia en la gestión de las notificaciones electrónicas, EdasNotificaciones es la primera solución del mercado y la que ofrece el funcionamiento más completo para los despachos profesionales. Está integrada con más de 10.000 organismos emisores y automatiza la gran mayoría de tareas necesarias para la gestión de las notificaciones.

EdasNotificaciones

EdasNotificaciones automatiza la vigilancia, recogida, archivo y seguimiento de las notificaciones.

Aunque existen desde la publicación del RD 1363/2010 por la AEAT, las notificaciones electrónicas han cobrado recientemente un papel relevante porque la Ley 39/2015 hizo extensivo su uso a todo tipo de Administraciones y porque la aparición de la COVID-19 ha impulsado a los organismos públicos a apostar firmemente por ellas. Esto ha supuesto un incremento muy significativo de su volumen y a día de hoy una importante y nueva fuente de riesgo para cualquier empresa, que les ha obligado a multiplicar los recursos que dedican a su gestión para garantizar su control.

Desde ahora, todos los usuarios de Sage Despachos Connected cuentan con la mejor herramienta, 100 % integrada, para ofrecer a sus clientes la más completa y automática gestión de notificaciones electrónicas del mercado.

La falta de automatismo en la gestión de las notificaciones electrónicas que las Administraciones Públicas dirigen a las empresas supone un importante incremento del riesgo de sanción. EdasNotificaciones es el software más completo de gestión automática y segura de notificaciones electrónicas. Permite que cualquier compañía, independientemente de su tamaño y sector, automatice las repetitivas tareas de vigilancia, recogida, archivo y seguimiento de las notificaciones electrónicas de las Administraciones Públicas.

FUENTE: SAGE

Codere ‘apuesta’ por la tecnología de ZeroComa para gestionar todas sus Notificaciones Electrónicas

Codere, la conocida Casa de Apuestas deportivas en España, utiliza la solución de ZeroComa EdasNotificaciones para controlar y automatizar la gestión de las múltiples notificaciones electrónicas que recibe de las Administraciones Públicas.

Esta destacada compañía, que realiza también apuestas online de torneos de 27 deportes, entre los que se encuentran torneos de tenis, fútbol (como la final de la Champions o el Mundial) o baloncesto (partidos de la NBA), utiliza el software fabricado por ZeroComa para vigilar las sedes electrónicas, realizar la descarga de las notificaciones, archivarlas de forma organizada y repartirlas entre los usuarios de la organización que tienen que atenderlas. Además EdasNotificaciones se integra con SAP para la gestión de los embargos.

El uso de esta aplicación permite a Codere tener control total sobre la gestión que se deriva de la recogida de las notificaciones electrónicas automatizando el proceso y eliminando errores. EdasNotificaciones centraliza toda la gestión de las notificaciones facilitando a la organización su atención desde una única interfaz.

ZeroComa cuenta con más de una década de experiencia en la automatización de la gestión de las notificaciones electrónicas gracias a la cual ha ido implementando mejoras en versatilidad, potencia, flexibilidad y sencillez de uso. También aporta experiencia y tecnología de vanguardia para facilitar a cualquier organización el cumplimiento de nuevas obligaciones impuestas por la Administración Pública que además, imponen la utilización de medios telemáticos para promover los procesos digitales, posibilitando la automatización de muchos de estos procesos.