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Negocios con Impuestos Especiales, fecha límite para acogerse a un sistema contable propio para cumplir SILICIE: 30 de septiembre

  • La AEAT establece el 30 de septiembre de 2020 como fecha límite para que bodegas, cerveceras y negocios con Impuestos Especiales se acojan a un sistema contable propio y puedan presentar SILICIE.

La AEAT establece un plazo límite para que bodegas, cerveceras y negocios con Impuestos Especiales afectados por la normativa SILICIE (Suministro Inmediato de Libros Contables de Impuestos Especiales) se acojan a un sistema contable propio, una decisión que solo podrá realizarse y comunicarse hasta el 30 de septiembre de 2020. De lo contrario, la contabilidad del negocio será automáticamente llevada desde la sede de la AEAT en formato manual y con las consiguientes desventajas en procesamiento de datos, plazos y requerimientos.

En este sentido las empresas que no se hayan acogido a esta modalidad propia, están a tiempo de hacerlo y con ello se les ofrece la posibilidad de llevarla con EdasSILICIE, la Solución fabricada por ZeroComa que monitoriza todo el proceso de envío de Libros Contables a la AEAT y permite al usuario seguir en tiempo real los datos de los asientos presentados.

Con esta Solución el usuario podrá conectar con la Agencia Tributaria para entregar los formularios requeridos según las existencias con las que opera, de una forma completamente automatizada, segura y controlada. EdasSILICIE se perfila como la mejor Solución gracias a su potencia, sencillez de uso y capacidad de integración con los sistemas de gestión de cualquier compañía.

EdasNotificaciones, la herramienta que permite gestionar notificaciones por equipos y roles de forma digital

La metodología de las empresas ha cambiado por la forzada implantación del teletrabajo como medida de seguridad ante la expansión del COVID-19 

Para que las compañías y organizaciones prosperen y continúen desarrollando su actividad es necesario implantar la tecnología más puntera y digitalizar la mayor parte de sus procesos. De esta forma, la empresa puede seguir cumpliendo con sus objetivos y puede seguir operando eficazmente y con el mínimo impacto en su actividad.   

Sin embargo, las exigencias de la Administración Tributaria o de la Seguridad Social se mantienen intactas y también sus plazos de respuesta. ¿Cómo se pueden gestionar las notificaciones de las AAPP en tiempos del Covid19 con teletrabajo y evitando las sanciones? 

La herramienta más adecuada para la gestión automática y segura de las notificaciones electrónicas es el software EdasNotificaciones desarrollado por ZeroComaEsta solución permite asignar distintos roles a los usuarios para que en función de sus departamentos o competencias se les pueda dar acceso a la información que les corresponda atender.  Además, dispone de un potente control de auditoría que garantiza la trazabilidad de cada proceso y notificación atendida.  

La automatización de la vigilancia de sedes electrónicas y su capacidad para dar servicio en un entorno de teletrabajo hacen de esta la mejor Solución para la gestión centralizada y segura de las notificaciones electrónicas de la Administración Pública en cualquier organización.

A continuación, mostramos las diferencias entre la recepción de notificaciones sin la herramienta de EdasNotificaciones y con la Solución:

¿Cuánto se ahorran las empresas si eliminan el papel y funcionan con sistemas electrónicos?

  • La Solución EdasFacturas reduce drásticamente los costes de archivo y conservación de facturas de proveedor.
  • El uso de Soluciones digitales aumenta la productividad de las organizaciones y permite el trabajo en equipo de forma remota y en tiempo real.

La gestión administrativa es una de las tareas que más tiempo consume a las empresas independientemente de su tamaño y sector. Los sistemas orientados a la gestión digital de dichos procesos suponen un gran salto cualitativo para las organizaciones en términos de productividad, accesibilidad, consulta y control de la documentación.

El ahorro económico es considerable en la gestión digital al eliminarse el archivo físico quedando la información accesible de forma remota para el trabajo diario. Los sistemas para la gestión digital de archivos permiten ahorrar tiempo que se dedicaba a la búsqueda y a la custodia de documentos físicos, y acelera la transición de los que deben ser revisados por varias personas de la empresa, acortando los plazos y aumentando la productividad de la organización.

Además, la seguridad y control que ofrecen estos sistemas está muy por encima de los estándares del archivo físico, ya que permiten generar sin esfuerzo completos registros de actividad sobre los usuarios que han consultado, accedido o modificado cada documento y cuándo se ha producido.

Las Soluciones de ZeroComa hacen que cualquier empresa pueda acometer este cambio y disponer de un sistema de gestión digital para sus procesos y documentos con las ventajas anteriormente mencionadas. Además, facilitan que las compañías cumplan con todos los requisitos en lo referente al tratamiento de documentos, al requerir los digitales de los estándares más altos y precisos de seguridad y prescindir de los originales, como pueden ser las facturas. La tecnología para la Digitalización Certificada de documentos otorga a los ficheros digitalizados el mismo valor fiscal y legal que el documento original de papel.

La gestión electrónica de procesos y documentos es considerada como uno de los ejes principales de la transformación digital de las organizaciones debido al impacto tan directo que tiene sobre la productividad y el ahorro de las mismas y por las posibilidades que a partir de su aplicación nacen en ámbitos tan interesantes como la automatización, movilidad, BI, AI, y otros muchos.

Entrevista a Alejandro Allende, Director Desarrollo de Negocio de ZeroComa

El portal de información sobre travel management T&ENews entrevista al Director de Desarrollo de Negocio de ZeroComa, Alejandro Allende.

¿Están las pymes lo suficientemente digitalizadas? ¿Cómo son las subvenciones del Estado a las pequeñas y medianas empresas? España asume, ya de una forma prácticamente repentina, el cambio de la transformación digital en sus empresas y organizaciones, ¿se requieren nuevos perfiles para este cambio?…

Estas y muchas más preguntas sobre tecnología y transformación digital, en la entrevista, que puedes consultar aquí.

 

Reale Seguros confía en ZeroComa para la gestión de sus Notificaciones Electrónicas

Reale Seguros ha contratado EdasNotificaciones, la solución de ZeroComa para la automatización y gestión de todas las notificaciones electrónicas que la compañía aseguradora recibe de distintos organismos públicos.

La prestigiosa firma aseguradora, que ofrece todo tipo de productos y servicios aseguradores entre los que se encuentran seguros de coche, moto, hogar, empresas y vida ha querido contar con la tecnología que ofrece ZeroComa para la gestión de las notificaciones de sus oficinas presentes en todo el territorio nacional.

Gracias a su versatilidad, EdasNotificaciones da respuesta a todas las necesidades y requerimientos que la empresa aseguradora buscaba para la gestión de las notificaciones que recibe. La herramienta permite dar acceso personalizado a los usuarios y establecer flujos de trabajo por equipos. De este modo, las notificaciones se distribuyen también por departamentos según la naturaleza de las mismas.

La solución EdasNotificaciones está dotada de un potente motor de búsqueda por metadatos y por el contenido de la notificación permitiendo, además, extraer de forma detallada informes a medida para cada departamento. EdasNotificaciones ofrece a todas las empresas de Reale Group en España un entorno centralizado y en la nube en donde se muestra, en una interfaz amigable y sencilla, toda la actividad relacionada con la gestión de las notificaciones electrónicas.

ZeroComa cuenta con una dilatada experiencia en la automatización de la gestión de las notificaciones electrónicas con cerca de una década implementando mejoras sobre su solución que le aportan la máxima versatilidad, potencia, flexibilidad y sencillez de uso, para una mejor experiencia de usuario.

Gestiona tu empresa desde casa

  • Todas las áreas de una compañía u organización, como el área de Administración, se adaptan a la nueva realidad que vivimos.
  • Gestión y aprobación de facturas desde casa gracias a la Factura Electrónica y a la Digitalización Certificada.

La actual situación mundial provocada por la expansión del virus COVID-19 ha obligado a miles de empresas a forzar el teletrabajo de sus empleados, haciendo difíciles tareas habituales como lrecepción de facturas, su tramitación, aprobación, contabilización, etc.  

Hoy más que nunca se hace imprescindible la utilización de herramientas tecnológicas que permitan el desempeño de las funciones laborales, sin necesidad de estar físicamente en la oficina. La utilización de herramientas adecuadas facilita no sólo el trabajo desde casa, también la distribución del mismo entre los componentes de un departamento para su seguimiento y control.  

ZeroComa diseña, fabrica, comercializa y presta servicios que están orientados a la transformación de los tradicionales y analógicos procesos administrativos, convirtiéndolos en procesos completamente digitales, susceptibles de ser realizados en remoto, de forma distribuida, teniendo siempre bajo control el proceso de avance, las aprobaciones y los plazos sobre los mismos.

Nuestras soluciones de factura electrónica, digitalización certificada de facturas y gestión de gastos en movilidad son grandes aliadas de las organizaciones estos días en los que puede verse afectada su productividad, ya que demuestran en estas circunstancias, más claramente si cabe, su superioridad frente a los procesos tradicionales. 

Estas aplicaciones en modalidad Cloud y On Premise ayudan a roles como administrativos o contables entre otros, a recopilar y gestionar la información relativa a su trabajo para que pueda seguir en pie el ejercicio de la actividad de la compañía. Además, procesos digitalizados de firma pueden respaldar toda acción o tarea que se desempeñe. ZeroComa dispone de tantas aplicaciones como tareas de las que es responsable el departamento de Administración de cualquier compañía u organización, con lo que garantiza el 100% de la continuidad del trabajo del departamento.

El grupo de concesionarios líder en España Caetano Retail, se apoya en ZeroComa para la digitalización de sus procesos administrativos

El grupo de concesionarios Caetano Retail España transforma, de la mano de ZeroComa, sus procesos administrativos de tratamiento y aprobación de facturas de proveedor, la gestión de los expedientes de vehículos nuevos, de ocasión y Postventa, así como la gestión electrónica de las notas de gasto de los empleados, dando un salto cualitativo en estos procesos críticos para la compañía.

Caetano Retail, que representa a nivel nacional a 15 reputadas marcas de automóvil, hace una apuesta firme por la automatización de algunos de sus procesos administrativos internos y externos para operar de una forma ágil, segura y eficaz. La utilización de este tipo de tecnología garantiza la integridad de los documentos resultantes de todos los procesos ante Hacienda y además permite la eliminación del archivo físico.

El proyecto engloba la digitalización certificada de todo el proceso de registro, aprobación y contabilización de las facturas –cerca de 200.000– que la organización tramita anualmente con sus proveedores, y la gestión de los tickets y notas de gasto de los empleados de Caetano Retail a través de una aplicación móvil que conecta con el departamento de Administración de la compañía y cuyo flujo de envío y aprobación de los mismos es completamente automatizado.

Desde el punto de vista de los expedientes de vehículo, más de 230.000/año, el proyecto posibilita la tramitación íntegramente electrónica de la venta de vehículos, permitiendo hacer desde la plataforma habilitada cada parte del proceso, así como la generación de los documentos necesarios, el envío y firma electrónica de los mismos por parte del cliente, seguimiento de los trámites realizados y pendientes, inclusión de documentos internos para completar el expediente, etc., sirviendo la plataforma, por un lado, como solución interna de mejora de procesos, y por otro lado, permitiendo  hacer más eficiente y cómodo el proceso de venta de cara al cliente, quien ve claramente mejorada su experiencia de compra.

De este modo, ZeroComa se refuerza como proveedor de soluciones de transformación digital, ampliando aún más sus casos de éxito.

Caetano Retail España es un grupo de concesionarios oficiales de automóviles que representa actualmente a 15 marcas en España: BMW, BMW i, BMW Motorrad, Mercedes Benz, Mini, Peugeot, Smart, Renault, Nissan, Kia, Dacia y Servicio Oficial Honda. Con cerca de 1.400 empleados, Caetano Retail comercializa también coches seminuevos a través de su marca CarPlus. El grupo dispone de más de 50 puntos de venta y asistencia repartidos a nivel nacional y vende cerca de 30.000 vehículos cada año.

Más de 15 años ayudando a las empresas a implantar procesos de transformación digital

El portal de información tecnológica sobre travel expense management, Travel Expense & News, ha recurrido a ZeroComa como empresa referente en la transformación digital de las empresas al fabricar sofware homologado por la AEAT para el cumplimiento normativo en procesos administrativos.

Puedes consultar el artículo aquí

Una app para contabilizar y gestionar todos los gastos de los empleados de una empresa

  • La mejor forma de automatizar la gestión de gastos de viajes y tickets

El cierre de año y el inicio de un nuevo ejercicio en una empresa son normalmente buenos momentos en los que hacer balance, corregir el rumbo y aplicar nuevas estrategias a todos los niveles.

La digitalización es a cualquier nivel el denominador común, pero cuando se habla de la gestión de los tickets y gastos de empresa, los grandes ahorros operativos, la mejora de tiempos y el importante aumento del control del gasto, cualquier empresa se ve obligada a abordar cambios metodológicos.

El registro contable de los gastos de los empleados es un proceso incómodo para el departamento de Administración. La conservación en papel físico de tickets de dietas, viajes o traslados se hace tediosa, ineficiente y costosa, y supone un riesgo además frente a inspecciones de Hacienda en caso de traspapelarse o dañarse algunos de ellos.

Este largo proceso se inicia con la justificación de los gastos en Administración por parte de cada empleado, continúa con la clasificación del gasto por tipologías, la asignación del mismo a un proyecto, su contabilización, el pago por parte de la compañía, el archivo y, finalmente, la conservación del ticket para la puesta a disposición de la Agencia Tributaria. Todo el ciclo acaba sumando un importante número de horas de trabajo de distintos empleados y supone un alto coste para las organizaciones.

Para reducir drásticamente los efectos adversos que implica esta metodología de trabajo, ZeroComa propone la automatización de todo el proceso utilizando una aplicación móvil capaz de conectar al usuario de los gastos con el departamento de Administración, y de validar, controlar, aprobar y conservar los tickets en una plataforma en la nube. La plataforma volcaría toda la información al sistema de gestión de la organización para su contabilización. Todo ello sin necesidad de mediación de terceros y eliminando con total garantía legal la conservación del papel gracias a la Homologación que dicho producto ha obtenido de Hacienda.

“Saca una foto, tira el ticket”

La APP Okticket, que ha sido homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para la Digitalización Certificada de justificantes, permite registrar automáticamente el gasto realizado a partir de una foto del ticket realizada con el móvil para posteriormente ser aprobado por el Departamento de Contabilidad de la compañía. La foto del gasto registrado con la APP tendrá la misma validez que el ticket original en caso de una inspección de Hacienda.

Okticket cuenta para la automatización del proceso de captura con un potente motor OCR que recoge los datos del ticket para agruparlos en una hoja de gastos, lo que reduce el tiempo dedicado por la organización en más de un 90%.

Como ventaja adicional, la empresa podrá tener a su alcance una interesante información sobre los gastos que realiza, en qué proveedores, etc. lo que brinda la posibilidad de abrir negociaciones para obtener descuentos en aquellos en los que más consume (estaciones de servicio de carburante, restaurantes, viajes, parkings, transportes, …).

Factura Electrónica: ¿Qué diferencia hay entre los códigos DIR3 y DIRe?

En el camino de la Administración Pública hacia la total transformación digital de sus procesos es cada vez más necesaria la utilización de la factura electrónica para transacciones comerciales entre empresas del sector público y privado. Para el envío de facturas electrónicas existen las distintas plataformas tecnológicas de uso gratuitoFACe para facturas de la Administración General del Estado FACeB2B para el intercambio de facturas entre empresas del sector privado. El emisor de la factura debe rellenar, entre otros campos, los denominados códigos DIR3 y DIRe pero ¿en qué se diferencian el uno del otro? ¿para qué tipo de transacción se utiliza cada uno? 

Los códigos del Directorio Común de Unidades y Oficinas DIR3se utilizan cuando los destinatarios de las facturas son organismos de la Administración Pública y deben de incluirse en las facturas electrónicas para identificar de forma precisa a los órganos a los que éstas deben ser remitidas desde la plataforma FACe 

Los códigos DIR3 se componen de 3 unidades:  

  • Órgano gestor (órgano de contratación- receptor)  
  • Unidad tramitadora (centro directivo promotor del contrato- pagador)  
  • Oficina contable (tiene carácter fiscal) 

El DIR3 es el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas que proporciona un inventario unificado y común a toda la Administración de las unidades orgánicas / organismos públicos, sus oficinas asociadas y unidades de gestión económica- presupuestaria, facilitando el mantenimiento distribuido y corresponsable de la información.  

El contratista puede incluir la identificación de esos órganos y sus códigos en los pliegos de cláusulas administrativas particulares. Cada Administración Pública debe poner a disposición de los proveedores el listado de unidades y sus códigos.  

El DIRe, por el contrario, se facilita en el intercambio de facturas entre empresas del sector privado (FACeB2B). Se trata, al igual que el DIR3, de un código alfanumérico que identifica de forma única a cada empresa receptora de facturas y a cada empresa de Servicios de Facturación.  

Para la emisión de la factura es obligatorio indicar en ella el DIRe del destinatario al cual va dirigido. Para la recepción de las facturas, la empresa receptora debe darse de alta en el Directorio de Entidades DIRe para, posteriormente, poder adherirse a la plataforma FACeB2B. 

Para que el emisor pueda enviar correctamente la factura electrónica es necesario que conozca el contenido de los códigos DIR3 y DIRe, pues de esa forma el sistema no le permitiría emitirla.