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Cómo deshacerte de la documentación física de tu empresa cumpliendo con la Ley

  • El software de Digitalización Certificada permite que los documentos escaneados adquieran completa validez legal ante Hacienda.

¿No sabes cómo lidiar con las ingentes cantidades de papel de tu empresa? La acumulación de documentación física es uno de los grandes problemas que presenta una compañía a la hora de organizarse administrativamente y rendir cuentas ante inspecciones de Hacienda.

Deshacerse del formato físico en papel no implica ningún riesgo, siempre y cuando se digitalice antes. Es imprescindible renovar las metodologías con las que siempre se han operado en las empresas para adaptarlas a nuevos procesos, más eficientes y seguros de cara a su conservación y archivo a largo plazo. Para ello se hace imprescindible un programa de digitalización certificada homologado por las autoridades tributarias, lo que garantiza que el documento resultante adquiera, a efectos legales, completa validez e integridad.

ZeroComa dispone de una Solución con tal atributo, pero con complementos tecnológicos añadidos al proceso. La digitalización garantiza la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento y posee controles para revisar el cumplimiento de cada uno de los procedimientos en el proceso digitalizador. El escaneo puede realizarse masivamente con tratamiento OCR y a velocidades (según el escáner) de más de 200 páginas por minuto.

Sin interrumpir o entorpecer la estructura de una organización, la Solución es compatible con todos los escáneres TWAIN del mercado y, para certificar el consentimiento de los sujetos implicados en la gestión, dispone de herramientas de firma electrónica homologadas también por la AEAT.

Tras el proceso el usuario puede consultar, si se trata de facturas, una visión detallada de los estados de ingresos y gastos de empresa y elaboración del Libro Registro de IVA.

Gestión de gastos profesionales en Microsoft Dynamics de la mano de ZeroComa y Axazure

Axazure, empresa especializada en Microsoft Dynamics 365 y Power Platform, ha homologado en Hacienda (AEAT) una solución para la gestión de gastos profesionales, gracias a la tecnología de Digitalización certificada de ZeroComa.

365 Agile Expenses es el nombre de la solución homologada y se sustenta enteramente sobre tecnología nativa de Microsoft y ZeroComa para cumplir con los requisitos exigidos por Hacienda para este proceso. ZeroComa aporta el proceso de certificación de los gastos permitiendo su desmaterialización y la eliminación del archivo físico de los mismos.

Con 365 Agile Expenses, la gestión de los gastos relacionados con el trabajo de los empleados (dietas, viajes, traslados, etc) puede realizarse enteramente en movilidad, utilizando la cámara de un dispositivo móvil, en las empresas usuarias de la tecnología Microsoft Dynamics. Las imágenes resultantes del proceso adquieren completa validez fiscal y legal al haber sido homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Este sistema posibilita también el envío y aprobación del gasto por la organización de forma sencilla.

Gracias al módulo EdasFacturas de ZeroComa, Axazure puede ofrecer una Solución ágil y sencilla a las empresas con tecnología Microsoft Dynamics.

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Deducciones fiscales por implantar TicketBAI antes de su entrada en vigor

  • TicketBAI, el nuevo método de facturación del País Vasco, será obligatorio durante el año 2022 en Guipúzcoa. Vizcaya prorroga su implantación obligatoria al 2024.
  • Las empresas que implanten TicketBAI antes del periodo obligatorio podrán deducirse del IRPF o IS entre un 30 y 60% de la cuota.

Las Diputaciones Forales de Vizcaya y Guipúzcoa aplicarán un incentivo de 30-60% respectivamente sobre el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF), el Impuesto de la Renta de no residentes y el Impuesto de Sociedades a todos los negocios que se acojan al periodo voluntario de implantación de TicketBAI.

De este modo, se concederá una bonificación para sufragar los gastos e inversiones en los que incurra un negocio para la implantación del sistema TicketBAI (compra de software de firma electrónica dotado de los requisitos necesarios para el cumplimiento de esta nueva normativa, adquisición e instalación de equipos y terminales, cajas registradoras o TPVs, etc).

El Gobierno foral guipuzcoano aseguró que la aplicación de este incentivo se realizará en esta ciudad si el negocio ha iniciado su facturación a través de este sistema hasta un mes antes de su entrada en vigor, y por tanto dentro del periodo de adaptación voluntaria. La obligación de la utilización de TicketBAI entrará en vigor a partir del próximo año 2022.

TicketBAI consiste en informar en tiempo real a la Hacienda foral correspondiente de los ingresos que factura un negocio ya sea pyme, gran empresa o autónomo. Por cada factura que emita un negocio, esta se enviará automáticamente a Hacienda a través de un software que cumpla con los requisitos establecidos. La nueva metodología no solo facilita y agiliza la comunicación de las empresas con la Administración, también persigue luchar contra el fraude fiscal y la economía sumergida.

ZeroComa, compañía especializada en la transformación digital de las empresas, es uno de los principales proveedores de software para el Suministro Inmediato de Información homologado tanto por la AEAT como por las Haciendas forales y cuenta, entre sus numerosas soluciones, con EdasTBAI-BATUZ, una herramienta que proporciona todo lo necesario para dar cumplimiento a las nuevas obligaciones que exige el proyecto TicketBAI – BATUZ, desde un entorno sencillo y completamente seguro.    

Todo lo que hay que saber de TicketBAI, el nuevo sistema de facturación vasco

  • El ticket o factura deberá contener, entre otros, un código QR y una firma electrónica.
  • TicketBAI registrará en tiempo real los ingresos de toda actividad económica para facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y evitar el fraude fiscal y la economía sumergida.
  • Todas las diputaciones irán adaptando sus sistemas de facturación a TBAI de forma progresiva, pero Álava será la primera en hacerlo obligatorio.

Si llevas una pyme, gran empresa o eres autónomo, persona física o jurídica, realizas una actividad económica y tienes tu sede social en el País Vasco, esta noticia es de tu interés. A partir de enero de 2022 las Haciendas Forales de Guipúzcoa y Álava, y a partir del 2024 en Vizcaya, obligarán a los negocios implementar TicketBAI, un nuevo sistema de facturación con nuevos requisitos técnicos y legales. Para ello las empresas deberán disponer de un software que cumpla con los requerimientos de la nueva normativa. Pero, ¿en qué consiste exactamente este método? A continuación, detallamos algunos de los aspectos más importantes que deberías conocer:

¿Quiénes tienen que adaptar TicketBAI?

Todas las personas o empresas con sede social en el País Vasco que realicen actividades económicas, independientemente de su tamaño, sector y volumen de operaciones.

¿En qué consiste TicketBAI?

Para cumplir con este procedimiento, los sujetos obligados deberán utilizar un software “garante” certificado por las Haciendas de Vizcaya, Guipúzcoa y Álava. Por tanto, cualquier forma en la que los negocios emitan facturas (ordenadores, cajas registradoras, TPVs, aplicaciones, etc) deberá realizarse con un software adscrito a TicketBAI.

Los tickets o facturas expedidas deberán incluir una firma electrónica, un código QR que recopile toda la información e identifique a su emisor, un identificador o ID TBAI que garantice su autenticidad y la encadene con la factura anterior, una huella que identifique el dispositivo, el programa utilizado y su versión, entre otros.

La Hacienda Foral determinará la forma y plazos en los que se envíe la factura. La facturación con TicketBAI garantiza registros íntegros, trazables e inviolables. Además, el sistema custodia toda la información enviada.

¿Qué objetivos persigue TicketBAI?

El objetivo de este sistema de facturación es facilitar a las empresas el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, controlar los ingresos que perciben en tiempo real, los pagos que realizan en efectivo y evitar el fraude fiscal.

También persigue la digitalización de los procesos empresariales y una ágil relación con las Administraciones Públicas.

Fechas de implantación por provincias

Este nuevo método de facturación ha ido progresivamente implantándose en las provincias vascas desde el año 2020 pero que, a causa del COVID-19, ha ido retrasando su entrada en vigor.

VIZCAYA.

  • Octubre de 2020: los sistemas de facturación empezaron a implementar TBAI en todo aquel negocio que quisiera hacerlo de forma voluntaria.
  • Enero de 2024: todos sujetos obligados deberán estar preparados técnicamente.

GUIPÚZCOA.

  • Enero de 2021: las empresas de esta provincia empezar a implantar TBAI de forma voluntaria.
  • A finales de 2022: todas las empresas deberán tener sus sistemas de facturación adaptados a TBAI.

ÁLAVA.

  • Abril de 2021: las empresas del sector de la asesoría fiscal irán implementando TBAI obligatoriamente.
  • Enero de 2022: entrará en vigor TBAI de forma obligatoria para el resto de empresas alavesas, con lo que dicha provincia será la primera en cumplir con TicketBAI en la totalidad de sus negocios.

ZeroComa firma un acuerdo con SAGE para ofrecer a despachos y asesorías EdasNotificaciones

ZeroComa ha firmado un acuerdo con Sage para ofrecer a los despachos profesionales EdasNotificaciones, la solución más completa para la gestión de las notificaciones electrónicas de las Administraciones públicas.

Gracias a este acuerdo y al esfuerzo realizado por Sage y ZeroComa, especialista en el desarrollo de soluciones cuyo objeto es permitir el cumplimiento de las nuevas exigencias de las Administraciones públicas y promover la automatización de procesos, los despachos profesionales podrán disponer de todas las funcionalidades de EdasNotificaciones dentro de la propia interfaz de Sage Despachos Connected. De este modo, no será necesario que el usuario salga de su entorno natural de trabajo para la gestión de las notificaciones electrónicas de las Administraciones públicas.

EdasNotificaciones centra su funcionalidad en la automatización de la vigilancia de sedes electrónicas para controlar la aparición de nuevas notificaciones, la descarga masiva de estas y su reconocimiento OCR para la realización de una catalogación automática. Todo esto permitirá su búsqueda y acceso posterior, que facilitará las tareas de gestión y cumplimiento de las obligaciones que se derivan de la recepción de este tipo de comunicados.

Con más de diez años de experiencia en la gestión de las notificaciones electrónicas, EdasNotificaciones es la primera solución del mercado y la que ofrece el funcionamiento más completo para los despachos profesionales. Está integrada con más de 10.000 organismos emisores y automatiza la gran mayoría de tareas necesarias para la gestión de las notificaciones.

EdasNotificaciones

EdasNotificaciones automatiza la vigilancia, recogida, archivo y seguimiento de las notificaciones.

Aunque existen desde la publicación del RD 1363/2010 por la AEAT, las notificaciones electrónicas han cobrado recientemente un papel relevante porque la Ley 39/2015 hizo extensivo su uso a todo tipo de Administraciones y porque la aparición de la COVID-19 ha impulsado a los organismos públicos a apostar firmemente por ellas. Esto ha supuesto un incremento muy significativo de su volumen y a día de hoy una importante y nueva fuente de riesgo para cualquier empresa, que les ha obligado a multiplicar los recursos que dedican a su gestión para garantizar su control.

Desde ahora, todos los usuarios de Sage Despachos Connected cuentan con la mejor herramienta, 100 % integrada, para ofrecer a sus clientes la más completa y automática gestión de notificaciones electrónicas del mercado.

La falta de automatismo en la gestión de las notificaciones electrónicas que las Administraciones Públicas dirigen a las empresas supone un importante incremento del riesgo de sanción. EdasNotificaciones es el software más completo de gestión automática y segura de notificaciones electrónicas. Permite que cualquier compañía, independientemente de su tamaño y sector, automatice las repetitivas tareas de vigilancia, recogida, archivo y seguimiento de las notificaciones electrónicas de las Administraciones Públicas.

FUENTE: SAGE

Codere ‘apuesta’ por la tecnología de ZeroComa para gestionar todas sus Notificaciones Electrónicas

Codere, la conocida Casa de Apuestas deportivas en España, utiliza la solución de ZeroComa EdasNotificaciones para controlar y automatizar la gestión de las múltiples notificaciones electrónicas que recibe de las Administraciones Públicas.

Esta destacada compañía, que realiza también apuestas online de torneos de 27 deportes, entre los que se encuentran torneos de tenis, fútbol (como la final de la Champions o el Mundial) o baloncesto (partidos de la NBA), utiliza el software fabricado por ZeroComa para vigilar las sedes electrónicas, realizar la descarga de las notificaciones, archivarlas de forma organizada y repartirlas entre los usuarios de la organización que tienen que atenderlas. Además EdasNotificaciones se integra con SAP para la gestión de los embargos.

El uso de esta aplicación permite a Codere tener control total sobre la gestión que se deriva de la recogida de las notificaciones electrónicas automatizando el proceso y eliminando errores. EdasNotificaciones centraliza toda la gestión de las notificaciones facilitando a la organización su atención desde una única interfaz.

ZeroComa cuenta con más de una década de experiencia en la automatización de la gestión de las notificaciones electrónicas gracias a la cual ha ido implementando mejoras en versatilidad, potencia, flexibilidad y sencillez de uso. También aporta experiencia y tecnología de vanguardia para facilitar a cualquier organización el cumplimiento de nuevas obligaciones impuestas por la Administración Pública que además, imponen la utilización de medios telemáticos para promover los procesos digitales, posibilitando la automatización de muchos de estos procesos.

El teletrabajo puede comprometer la confidencialidad de tu empresa si no dispones de herramientas adecuadas para la gestión telemática de documentos

  • En plena era COVID la seguridad de las empresas depende de programas de software capaces de modular y controlar el perfil de los usuarios para desempeñar tareas de gestión administrativa desde el teletrabajo.

El responsable fiscal de una empresa acaba de recibir una notificación procedente de un organismo de la Administración Pública y, debido a la naturaleza de la misma, tiene que derivarla a la persona o departamento de la compañía para su correcta tramitación (Dep. Jurídico, Recursos Humanos, etc.).

La mayor parte de los empleados se encuentran teletrabajando, con lo que el responsable fiscal decide seguir el procedimiento habitual; mandar al destinatario dicha notificación por correo electrónico, pero ¿es del todo segura esta simple gestión? El envío de dichos documentos por correo electrónico, incluso si es a los miembros de una misma organización, puede vulnerar la confidencialidad de los mismos por la presencia indefinida de dicho archivo en la bandeja de entrada y salida del correo del emisor y del destinatario.

El uso de una adecuada herramienta evita este tipo de riesgos. En plena era COVID y con el teletrabajo en auge es imprescindible disponer de programas diseñados para la gestión segura de documentación crítica de forma telemática. La aplicación EdasNotificaciones, desarrollada por ZeroComa, permite que miles de empresas vigilen y descarguen sus notificaciones para que estén accesibles en un entorno sencillo, amigable y completamente seguro.

Esta Solución controla en todo momento los usuarios y roles que pueden acceder a la información para trabajar con ella, posibilitando incluso el acceso a personal ajeno a la propia organización que cuente con un link temporal y password autorizados para ello. La aplicación impide el manejo fuera de un entorno controlado y registra en su módulo de auditoría integral cuándo, quién y para qué se ha accedido a la información compartida.

EdasNotificaciones, disponible para poder ser utilizada en modalidad On premise o desde la Nube, vigila las sedes electrónicas de los organismos de la Administración Pública para encontrar, alertar, descargar, archivar las notificaciones electrónicas que estos envían a las empresas y facilitar su tramitación automatizando la catalogación, el reparto de las mismas entre los responsables de su atención, el control de los plazos de tramitación fijados y muchas otras tareas vinculadas mediante la configuración de flujos de trabajo a la medida de cada escenario.

Esta Solución no sólo aporta una enorme seguridad a la gestión, sino que además permite alcanzar niveles de automatización extremos como la hiperautomatización y que son solamente posibles de obtener, según Gartner, “combinando tecnologías complementarias para mejorar los procesos de negocio”.

¿Sabes cómo gestionar las notificaciones electrónicas que envía la Administración a tu empresa?

Debido a la pandemia mundial muchos de los negocios han tenido que recurrir a la tecnología para garantizar la continuidad de su actividad de forma telemática.

Una de los organismos que persigue la modernización de los procesos es la Administración Pública, y con ello sus requerimientos procesales, fiscales y tributarios a empresas y organizaciones.

Según recoge el magazine de información económica TargetOntoda empresa, sociedad o persona jurídica tiene que justificar su existencia y dar continuidad a su negocio o actividad con la resolución de las notificaciones electrónicas que recibe de distintos organismos públicos (AEAT, TSS, DGT…) cuando se trata de resoluciones judiciales, multas de tráfico o el estado del contrato de los empleados.

¿Recibes notificaciones electrónicas  de la Administración Pública y tienes problemas para gestionarlas? EdasNotificaciones permite ahorrar hasta el 90% del tiempo y de los recursos que emplea una organización en la gestión de este tipo de comunicaciones.

Este software, diseñado por ZeroComa, y del que se hace eco TargetOn vigila y monitoriza los buzones electrónicos de los Organismos Públicos para descargar las comunicaciones puestas a disposición y desencadenar un proceso “altamente” automatizado para su gestión (clasificación, generación de flujos de trabajo, archivo, herramientas de consulta…). La aplicación permite una eficiencia y seguridad del 100% en el trabajo telemático de los equipos de la empresa para la resolución de las notificaciones en requerimientos y plazos.

Puedes consultar el artículo publicado por TargetOn sobre nuestra Solución EdasNotificaciones aquí .

La AEAT fija el 15 de enero de 2021 como plazo límite para la presentación de SILICIE

La AEAT ha fijado una prórroga en la presentación de los Libros Contables de los negocios con Impuestos Especiales. Bodegas, cerveceras y empresas relacionadas con el tabaco o los hidrocarburos podrán presentar SILICIE hasta el 15 de enero de 2021.

Se trata de una medida cuya intención es la aliviar la presión a empresas que sufren las consecuencias de un cese temporal en su actividad por la pandemia y las medidas que se han tomado para evitar su expansión.

La publicación el 26 de junio de la Orden HAC/566/2020, de 12 de junio, por la que se modifica la Orden HAC/998/219, de 23 de septiembre, relacionada con la actividad de los negocios con Impuestos Especiales, permite la posibilidad de que todos los sujetos obligados a presentar SILICIE puedan seguir trabajando, aunque ya con poco tiempo, en recoger la información y los modelos requeridos para su presentación a la AEAT. Esta Nueva Orden recoge la obligación de remitir todos los asientos contables de 2020 en el nuevo formato previsto para SILICIE.

El magazine de información económica TargetOn recoge información relativa a esta nueva Orden de la AEAT y sugiere en su artículo la posibilidad de utilizar la Solución fabricada por ZeroComa, EdasSILICIE, para la conexión con Hacienda y la presentación de la información de forma segura y automatizada. De este modo, los usuarios pueden también conocer la información en tiempo real de los asientos y tener una visión completa para el seguimiento de errores, etc.

Puede consultar el artículo aquí.

Negocios con Impuestos Especiales podrán acogerse a sistema contable propio para presentar SILICIE hasta el 30 de septiembre

  • La AEAT establece el 30 de septiembre de 2020 como fecha límite para que bodegas, cerveceras y negocios con Impuestos Especiales se acojan a un sistema contable propio y puedan presentar SILICIE.

La AEAT establece un plazo límite para que bodegas, cerveceras y negocios con Impuestos Especiales afectados por la normativa SILICIE (Suministro Inmediato de Libros Contables de Impuestos Especiales) se acojan a un sistema contable propio, una decisión que solo podrá realizarse y comunicarse hasta el 30 de septiembre de 2020. De lo contrario, la contabilidad del negocio será automáticamente llevada desde la sede de la AEAT en formato manual y con las consiguientes desventajas en procesamiento de datos, plazos y requerimientos.

En este sentido las empresas que no se hayan acogido a esta modalidad propia, están a tiempo de hacerlo y con ello se les ofrece la posibilidad de llevarla con EdasSILICIE, la Solución fabricada por ZeroComa que monitoriza todo el proceso de envío de Libros Contables a la AEAT y permite al usuario seguir en tiempo real los datos de los asientos presentados.

Con esta Solución el usuario podrá conectar con la Agencia Tributaria para entregar los formularios requeridos según las existencias con las que opera, de una forma completamente automatizada, segura y controlada. EdasSILICIE se perfila como la mejor Solución gracias a su potencia, sencillez de uso y capacidad de integración con los sistemas de gestión de cualquier compañía.