Por escaneo se entiende el proceso por el cual, a través de un escáner se obtiene una imagen de un documento.

• En los procesos de escaneo casi siempre se utilizan como formatos de imagen el Tiff o el PDF y no algunos incluso más conocidos como por ejemplo el JPG. Eso se debe a que los 2 primeros son formatos multipágina y el JPG no lo es.
• Multipágina significa que permite realizar la captura de un documento de varias páginas en un solo fichero informático (que a su vez está paginado).
• JPG no admite más que una página así que si se escanea un documento de 3 páginas en JPG se obtendrían como resultado 3 ficheros de una página cada uno.
• El proceso de escaneo de documentos está muy estrechamente ligado a algunos de los productos de ZeroComa.

Para escanear correctamente un documento son necesarias varias cosas:

1. Verificar el estado en el que se encuentra el documento y si tiene elementos que puedan afectar a un correcto proceso de escaneo, como clips, grapas y algunos elementos similares.
2. Cualquier escáner que sea de tipo TWAIN teóricamente es compatible con las aplicaciones Edas, sin embargo las enormes diferencias entre unos modelos y otros y la enorme variedad que ofrece el mercado hace que haya que elegir con sumo cuidado el modelo que se desea utilizar (las velocidades de escaneo en los modelos que tienen alimentador automático de documentos puede oscilar entre las 8-10 páginas por minuto y las 300-400 paginas por minuto). De entre todos los modelos se deberán descartar aquellos cuyas prestaciones de escaneo sean muy básicas y que carezcan de alimentador automático de documentos. Los modelos semiprofesionales son una gran elección y además de una mayor velocidad de escaneo aportan mejores algoritmos de compresión y mayor calidad de la imagen.
3. Hay que tener en cuenta que dependiendo del estado de conservación del documento/s que se vaya/n a escanear habrá que hacer los correspondientes ajustes en los parámetros de brillo, color, resolución, contraste, etc… para conseguir una imagen óptima.
4. Una imagen óptima en los términos de un sistema de archivo de documentación, salvo casos muy excepcionales en los que la calidad de la imagen sea algo crucial, es aquella imagen fiel del original que se consiga obtener con la menor ocupación posible. La ocupación de imágenes sueltas normalmente carece de importancia, pero cuando se habla de la ocupación de miles, decenas de miles, centenares de miles e incluso millones de documentos, es una variable que hay que controlar si no se quiere tener un problema de recursos informáticos.
5. Algunos detalles acerca de la ocupación de las imágenes escaneadas:

   – Las imágenes escaneadas ocupan más espacio en disco cuanto mayor resolución tienen.

   – Las imágenes escaneadas en color ocupan más espacio que las escaneadas en grises y éstas a su vez más que las escaneadas en blanco y negro.
   Cuanto más blanca es una imagen menor espacio ocupa y cuanto más oscura o más detalles de color o contenido tiene, más ocupará.

   – La utilización del brillo y el contraste en el escaneo de una imagen puede ayudar a remarcar más los detalles de la misma, pero eso puede redundar en una mayor ocupación.

   – Algunas de las aplicaciones de ZeroComa permiten firmar un documento en el momento de ser éste escaneado. Eso aporta un mayor nivel de seguridad que en ocasiones y acompañado de algunas otras medidas, dotan a la imagen digital de todas las propiedades y de la misma validez que al documento original de papel.

   – El proceso de escaneo conlleva el desgaste de algunos elementos del escáner. Este nivel de desgaste puede llegar a influir en la calidad de las imágenes que se capturan. Llegado ese punto será necesario sustituir los elementos que no estén en buen estado para restablecer las prestaciones y calidad de la máquina.